Реферат Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Ефективна й результативна діяльність місцевих рад та їх виконавчих комітетів неможлива без чіткої організації їхньої роботи та обов'язкового дотримання вимог службового діловодства. Основними документами, що регламентують ці питання, є: Конституція України, Закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про формування місцевих органів влади і самоврядування», «Про нотаріат», «Про органи реєстрації актів громадянського стану», «Про національний архівний фонд та архівні установи України», Кодекс про шлюб та сім'ю України, Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади. Решту документів подано в списку використаної літератури

Документи, що надходять до ради та її виконавчого комітету від вищих органів, доводяться підвідомчим установам, організаціям та підприємствам різними шляхами, а саме.

Ø виданням власних розпорядчих документів (рішень, розпоряджень тощо), у яких коротко викладено зміст документа вищого органу відносно завдання, яке стоїть перед радою чи виконавчим комітетом;

Ø відправленням листа, якщо розпорядчий документ вищого органу не потребує конкретизації радою чи її виконавчим комітетом завдань підвідомчим їм установам, організаціям та підприємствам.

В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, їх номерів і заголовків

У місцевих радах та їхніх виконавчих комітетах вироблено механізм складання тексту розпоряджень і рішень. Як правило, такий текст має дві частини: констатуючу та основну. У першій частині наведено обґрунтування або вказано причини виникнення такого рішення, розпорядження, у Другій - викладено конкретні висновки, пропозиції

Констатуюча частина містить коротку характеристику позитивних результатів, досягнутих у відповідній галузі, а також аналіз негативних наслідків та причин їх виникнення. У цій частині узагальнюється і розповсюджується досягнутий успіх, більше уваги приділяється позитивному результатові. Коли ставиться мета - як усунути виявлені недоліки, - то необхідно подати не лише їхню характеристику, а й вказати на виконавців, які допустили ці помилки.

Основна частина документа починається із повного найменування органу, який його випускає. Пункти рішення чи розпорядження повинні містити конкретні заходи для усунення недоліків. У кожному пункті, як правило, названо виконавця. В останньому пункті основної частини документа називаються службові особи, на яких покладається контроль за виконанням рішення чи розпорядження. Цей пункт можна подати так: «Контроль за виконанням покладено на . (посада, прізвище)».

Рішення ради приймають на її пленарному засіданні після обговорення більшістю депутатів від загального складу ради. Під час підведення підсумків голосування до загальної кількості голосів депутатів сільської, селищної ради долучається голос сільського, селищного голови, якщо він бере участь у пленарному засіданні ради.

Рішення ради приймаються відкритим (у тому числі поіменним) або таємним голосуванням. Таємне голосування на сесії сільської, селищної ради обов'язково проводять під час обрання на посаду та звільненні з посади секретаря ради, а також під час прийняття рішення щодо дострокового припинення повноважень сільського, селищного голови.

Виконавчий комітет сільської, селищної ради в межах своїх повноважень приймає рішення. Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету, і їх підписує сільський, селищний голова.

Рішення, розпорядження сільської, селищної ради та їх виконавчих комітетів доводяться до відома виконавців і підвідомчих установ, організацій та підприємств, окремих громадян через надсилання їм цих рішень або розпоряджень не пізніше, як у п'ятиденний термін. Рішення ради нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо радою не встановлено пізнішого терміну введення цих рішень у дію.

Організаційно-розпорядча діяльність сільських, селищних рад, їх виконавчих комітетів оформляється також низкою Інших документів, таких, як регламент, положення, план, протокол, доповідна записка, організаційні заходи, звіт, лист тощо. Порядок їх написання та оформлення подано в підрозділах 4.1, 4.4-4.9.

Основні організаційно-розпорядчі документи роботи сільської, селищної ради

Одним із основних документів, який визначає роботу сільської, селищної ради, є її регламент, який складається, як правило, із семи розділів і містить як загальні положення про діяльність сільської, селищної ради, так І оперативну роботу ради, її виконавчого комітету (форма 4.1). Важливими є положення про постійні комісії відповідної ради та перспективний план роботи ради відповідного скликання. Регламент ради, положення про постійні комісії та перспективний план роботи сільської, селищної ради затверджується рішенням новообраної сільської, селищної ради відповідного скликання на одній із її перших сесій. Функціональні обов'язки працівників виконавчого комітету сільської, селищної ради регламентуються розпорядженням сільського, селищного голови.

У цій книзі більшість прикладів діловодства подано на основі умовної Димівської сільської ради (звичайно, є й інші приклади), яку прийнято за базову територіальну громаду, що налічує понад 500 мешканців.

Регламент роботи сільської, селищної ради

(Форма 4.1)

Додаток

до рішення сільської ради

двадцять п'ятого скликання

від 8 квітня 1998 року

РЕГЛАМЕНТ

роботи Димівської сільської ради

Розділ І

Загальні положення

Згідно із Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» (далі Законом) сільська рада є органом місцевого самоврядування Димівської територіальної громади з власною компетенцією, у межах якої діє самостійно. Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Рада складається з депутатів, обраних відповідно до Закону України «Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів».

Загальний склад ради (кількість депутатських мандатів) визначається радою попереднього скликання відповідно до Закону України «Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів». Сільський голова обирається безпосередньо територіальною громадою села Димівки на основі загального, рівного, прямого виборчого права шляхом таємного голосування терміном на чотири роки в порядку, визначеному Законом, і здійснює свої повноваження на постійній основі, очолює виконавчий комітет Димівської сільської ради та головує на її засіданнях.

Сільська рада утворює й обирає постійні та інші комісії. За поданням сільського голови обирається секретар сільської ради. Рада утворює виконавчий комітет, визначає його кількість і затверджує персональний склад.

Повноваження Димівської сільської ради, сільського голови, виконавчого комітету ради можуть бути припинені достроково у випадках, передбачених Законом.

Термін повноваження Димівської сільської ради - чотири роки.

У своїй діяльності Димівська сільська рада керується Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами України, цим регламентом.

Сільська рада в межах своєї компетенції самостійно вирішує питання місцевого самоврядування, виходячи з інтересів Димівської територіальної громади та здійснює від її імені функції та повноваження місцевого характеру, визначені Конституцією України, Законом та іншими нормативними документами.

Димівська сільська рада несе відповідальність за законність та наслідки прийнятих нею рішень. Шкода, завдана в результаті неправомірних рішень, дій або бездіяльності, відшкодовується радою в повному обсязі за рахунок власних коштів.

Димівська сільська рада здійснює свої повноваження на основі активної участі в її роботі кожного депутата та сільського голови. Депутати виконують свої повноваження без відриву від основного місця праці.

Димівська сільська рада проводить свою роботу відкрито і гласно, систематично інформує жителів територіальної громади про свою діяльність, прийняті рішення та хід їх виконання.

Розділ II

Планування роботи сільської ради

Сільська рада здійснює свою роботу згідно з планом, який складається на півроку і затверджується на сесії.

За згодою ради сільський голова, постійні комісії, за необхідності, можуть вносити зміни в план роботи ради.

Пропозиції щодо плану, які надходять від депутатів, постійних комісій, виконкому, політичних партій, громадських об'єднань та органів самоорганізації населення, подаються не пізніше ніж за 20 днів сільському голові, який складає проект плану та виносить його на обговорення в постійних комісіях. Після розгляду в комісіях проект плану виноситься на розгляд ради.

Постійні комісії планують свою роботу на півріччя, виходячи з плану роботи сільської ради, плану соціально-економічного розвитку, цільових комплексних програм та рішень ради.

Виконавчий комітет планує свою роботу поквартально.

Контроль за виконанням плану роботи сільської ради здійснюють сільський голова, постійні комісії, депутати ради.

Розділ III

Сесії

1. Порядок скликання сесії

Сільська рада поводить свою роботу сесійно. Сесія складається з пленарних засідань ради, а також постійних засідань ради. Сесія ради скликається за необхідністю, але не менше одного разу на квартал.

На пленарних засіданнях сільської ради вирішують такі питання:

- затвердження регламенту ради;

- утворення і ліквідація постійних та Інших комісій ради, затвердження та зміна їх складу, обрання голів комісій;

- утворення виконавчого комітету ради, визначення його чисельності, затвердження персонального складу, внесення змін до складу комітету та його розпуск;

- обрання за пропозицією сільського голови на посаду та звільнення з посади секретаря ради;

- інші питання, які передбачені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» (розділ II, глава І, ст. 25).

У разі неможливості або немотивованої відмови сільського голови скликати сесію, сесію скликає секретар сільської ради. Перелік цих випадків передбачений Законом.

Коли ж сесію не скликає ні сільський голова, ні секретар у двотижневий термін, тоді вона скликається за пропозицією не менш як однієї третини депутатів від загального складу сільської ради.

Рішення сільського голови про скликання сесії доводиться до відома депутатів і населення не пізніше як за 10 днів до сесії, а у виняткових випадках - не пізніше як за день до сесії із зазначенням часу скликання, місця проведення та питань, які передбачається внести на розгляд ради.

Повідомлення про сесії вивішується на дошці оголошень у відведених для цього місцях або попереджується депутатів особисто кожного усно або письмово.

Сесію сільської ради відкриває і веде відповідно сільський голова, а у випадках, передбачених частішою шостою ст. 46 Закону, секретар ради. У випадку, передбаченому частиною восьмою цієї статті, сесію відкриває за дорученням групи депутатів, з ініціативи якої скликана сесія, один із депутатів, що входить до її складу, а веде за рішенням ради - один із депутатів цієї ради.

Сесія ради є правочинною, якщо в її пленарному засіданні бере участь більше половини депутатів від загального складу ради. Якщо ж на сесії присутні менше депутатів (не менше семи), то шляхом голосування може прийматися рішення про проведення засідання.

На будинку, де працює рада, піднімається Державний Прапор України (у разі, коли сесія відбувається поза приміщенням сільської ради).

Проекти рішень з основних питань, інші документи та матеріали з питань, які передбачається внести на розгляд ради, доводяться до відома депутатів за їх вимогою, не пізніш як за три дні до відкриття сесії.

Сесія ради проводиться гласно. У разі необхідності рада може прийняти рішення про проведення закритого пленарного засідання.

На сесію чи засідання ради запрошують депутатів Верховної Ради України, депутатів обласних і районних рад, представників державних органів влади, політичних партій, громадських організацій, трудових колективів, органів самоорганізації населення.

Підготовка питань

Питання, які виносяться на розгляд ради, можуть запропонувати сільський голова, постійні комісії, депутати, виконавчі комітети сільської ради, голова районної, обласної державної адміністрації, голови районної, обласної рад, загальні збори громадян.

Для розгляду сесією сільської ради запропонованих питань пропозиції про їх зміну або уточнення формулювання, пропозиції про додаткові питання, які виносяться на розгляд ради, надаються сільському голові з повним обсягом матеріалів не пізніше як за 10 днів до початку роботи сесії.

Сільський голова розглядає подані пропозиції з урахуванням думки відповідної постійної комісії, приймає рішення про врахування пропозиції або її відхилення, інформує на сесії депутатів сільської ради про пропозиції, які надійшли щодо порядку денного сесійного засідання. Остаточний порядок денний затверджується сільською радою на пленарному засіданні відкритим голосуванням більшістю голосів від загальної кількості присутніх.

Доповідь, інформація, довідковий матеріал та проект рішення з питань, що виносяться на розгляд сесії, готують постійні комісії в межах їхньої компетенції, депутати або комісії з підготовки питань, які утворюються розпорядженням сільського голови або рішенням ради, виконавчим комітетом.

Проекти бюджету, планів та місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з Інших питань розробляються виконавчим комітетом.

Під час підготовки питань, що виносяться на розгляд сесії сільської ради, враховуються думки та пропозиції виборців Димівської територіальної громади.

Проекти рішень сільської ради з основних питань розглядаються відповідними постійними комісіями.

3. Ведення сесії

Першу сесію новообраної сільської ради скликається відповідною територіальною виборчою комісією не пізніше як через місяць після обрання ради у правочинному складі. її відкриває і веде голова цієї виборчої комісії. Він інформує раду про підсумки виборів депутатів та сільського голови і визнання їх повноважень.

Наступні сесії веде сільський голова.

Тривалість доповіді, співдоповідей та підсумкового слова встановлюється сесією за погодженням з доповідачем та співдоповідачем, але становить не більше однієї години для доповіді та 20 хвилин для співдоповіді, крім випадків, погоджених з депутатами. Виступи з обговорення тривають 5-7 хвилин. Для повторного виступу з одного питання, виступів під час обговорення проектів рішень, кандидатур, щодо порядку ведення засідання, з мотивів голосування, для заяв, внесення запитів, пропозицій надається до 3-х хвилин. За необхідності головуючий має право за згодою більшості присутніх депутатів продовжити час для виступу.

Перерви в роботі оголошуються через 2 години на 20 хвилин.

Порядок роботи сесії та інші процедурні питання приймаються відкритим голосуванням простою більшістю голосів від загальної кількості присутніх депутатів.

Секретар сільської ради веде протокол сесії, реєструє депутатські запити, питання, довідки, повідомлення та інші матеріали, проводить підрахунки голосів під час проведення відкритого голосування.

Для проведення таємного голосування та визначення Його результатів сільська рада обирає відкритим голосуванням лічильну комісію з числа депутатів. Лічильна комісія обирає голову та секретаря. Рішення лічильної комісії приймається більшістю голосів.

Бюлетені для таємного голосування виготовляють під контролем лічильної комісії за встановленою нею формою відповідно до кількості обраних депутатів і видаються членами лічильної комісії згідно ЗІ списком.

Про результати таємного голосування лічильна комісія складає протокол, який підписують усі члени комісії. За доповіддю комісії сільська рада відкритим голосуванням більшістю голосів від кількості депутатів, присутніх на сесії, приймає рішення про затвердження результатів таємного голосування.

4. Депутат

Повноваження депутата сільської ради починаються з моменту оголошення відповідною територіальною виборчою комісією на сесії ради рішення про підсумки виборів та визнання повноважень депутатів і закінчуються в день першої сесії ради нового скликання. Повноваження депутата можуть бути припинені достроково у випадках, передбачених Законом.

Депутат має право ухвального голосу з усіх питань, які розглядаються на сесіях ради, а також на засіданнях постійної та інших комісій ради, до складу яких його обрано.

Під час голосування з одного питання кожен депутат має один голос і подає його за пропозицію чи проти неї або утримується. Депутат зобов'язаний здійснювати голосування особисто.

Під час встановлення результатів голосування до загального складу ради зараховують сільського голову, якщо він бере участь у пленарному засіданні ради, і враховують його голос.

Депутат має право вносити пропозиції щодо порядку денного сесії, порядку розгляду та суті обговорюваних питань, складу органів, що утворюються або обираються радою, та кандидатур посадових осіб, що обираються, призначаються або затверджуються. Депутат звертається з запитами, бере участь у дебатах, вносить проекти рішень або поправки до них, виступає з обґрунтуванням своїх пропозицій та з мотивів голосування,

Прохання про надання слова для виступу в дебатах з питання, яке розглядається радою, передається секретареві сільської ради, який веде протокол сесії. Секретар реєструє в порядку черговості їх подання та передає головуючому.

Під час виступу на сесії депутат не повинен використовувати грубі та некоректні висловлювання, закликати до незаконних та насильницьких дій. Якщо ж таке трапляється, головуючий має право зробити зауваження про недопустимість подібного і позбавити його слова.

5. Головування на сесії

Сільський голова або депутат, який головує на засіданні сесії сільської ради, забезпечує виконання положень цього регламенту:

- керує засіданням ради, стежить за дотриманням кворуму та порядку її роботи;

- надає слово доповідачам, співдоповідачам та виступаючим у послідовності надходження їх записок секретареві ради;

- надає слово для виступів у дебатах з питання, що обговорюється, особам, запрошеним на сесію. При цьому депутати мають право на першочерговий виступ;

- має право, у необхідних випадках, за згодою депутатів продовжити час виступу;

- оголошує письмові запити, особисті заяви та довідки депутатів, надає депутатам слово для усних запитів, запитань та довідок, а також зауважень щодо ведення сесії,

- проводить голосування депутатів з питань, які потребують прийняття рішень ради, та оголошує його результати,

- на початку відкритого голосування оголошує кількість пропозицій, які надійшли на голосування, уточнює їх зміст, нагадує, якою більшістю голосів може бути прийняте рішення,

- за грубого порушення порядку засідання має право попросити залишити засідання порушника, який не є депутатом сільської ради,

- дає відповідні доручення, пов'язані із забезпеченням роботи сесії, постійним комісіям та депутатам

Голова засідання оголошує листи, що надійшли на адресу сесії, а за потреби організовує їх розгляд - у порядку, визначеному Законом

Дебати з питання, що розглядається, припиняються за рішенням сільської ради Перед їх припиненням голова засідання інформує про кількість депутатів, які записалися для виступу та вже виступили Депутат має право наполягати на своєму виступі, що виноситься на голосування

За бажанням депутатів, які не виступили, тексти їхніх виступів можуть додаватися до протоколу сесії

Після закінчення обговорення доповідачі та співдоповідачі мають право виступу з підсумковим словом

За необхідності в кінці сесії надається час, але не більше 20 хвилин, для виступів депутатів з короткими заявами та повідомленнями Дебати щодо цих заяв чи повідомлень не відкриваються.

Прийняття рішень

Сільська рада з питань, що обговорюються, приймає рішення в межах, наданих їй Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», забезпечує їх виконання, здійснює контроль за впровадженням цих рішень у життя

Розгляд пропозицій, доповнень та уточнень щодо проектів рішень сільської ради проводиться після прийняття внесеного проекту рішення за основу

Рішення сільської ради приймається більшістю від загальної кількості обраних депутатів ради, його підписує сільський голова, а в разі його відсутності - секретар сільської ради, а у випадку, передбаченому Законом (ст 46, п 10), депутат, який головував на засіданні

Рішення сільської ради у п'ятиденний термін з моменту його прийняття може припинити сільський голова, його можуть винести на повторний розгляд ради з обґрунтуванням зауважень Якщо рада відхилила зауваження сільського голови і підтвердила попереднє рішення двома третинами голосів депутатів від загального складу ради, воно набирає, чинності

Рішення ради нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення якщо радою не встановлено пізніший термін уведення цих рішень в дію.

Оприлюднення рішень відбувається у формі розміщення їх на спеціальній дошці оголошень у приміщенні сільської ради та надсиланням їх за відповідними адресами

Рішення сільської ради надсипаються відповідним підприємствам, установам, організаціям, посадовим особам у разі необхідності доводяться до відома населення не пізніше як у п'ятиденний термін після їх прийняття, якщо не встановлено іншого строку введення цих рішень у дію

Рішення сільської ради, прийняті в межах її повноважень, є обов'язковими для виконання усім розташованим на території ради підприємствам, установам та організаціям, незалежно від форм власності, посадовим особам, об'єднанням громадян, виконавчому комітетові сільської ради, а також окремим громадянам

Протоколи сесій

Кожна сесія сільської ради оформляється протоколом, який веде секретар сільської ради У ньому зазначають такі відомості

- найменування ради порядковий номер сесії (у межах скликання), дата та місце проведення сесії,

- число депутатів, обраних до ради, кількість присутніх та відсутніх депутатів на сесії,

- порядок денний сесії, прізвище, ініціали та посада доповідача та співдоповідача з кожного із питань,

- прізвище, ініціали та номер виборчого округу депутатів, що виступили в дебатах, а також тих, хто вніс запити, та тексти їхніх виступів,

- перелік усіх прийнятих рішень із зазначенням кількості голосів, поданих за рішення, проти та тих, що утримались від голосування

До протоколу додається рішення, прийняті сільською радою, письмові запити депутатів, список запрошених на сесію депутатів, список відсутніх депутатів.

Протокол сесії сільської ради підписує сільський голова, у разі його відсутності - секретар сільської ради, а у випадку, передбаченому Законом,

- депутат ради, який за дорученням депутатів головував на засіданні.

Розділ IV

Виконавчий комітет сільської ради

Виконавчим органом сільської ради є виконавчий комітет ради, який утворюється відповідною радою на термін ЇЇ повноважень. Після закінчення повноважень ради, сільського голови її виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

Кількісний склад виконавчого комітету визначається відповідною радою. Персональний склад виконавчого комітету сільської ради затверджує рада за пропозицією сільського голови.

Виконавчий комітет ради утворюється у складі відповідно сільського голови, секретаря виконкому та членів виконкому згідно із Законом (ст. 51, п.3).

Виконавчий комітет сільської ради очолює сільський голова. У виконавчому комітеті функції секретаря за рішенням ради може здійснювати секретар відповідної ради.

Виконавчий комітет підзвітний і підконтрольний раді, що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади

- також підконтрольний районній державній адміністрації.

До складу виконавчого комітету сільської ради входить за посадою секретар відповідної ради. Депутати сільської ради до складу виконавчого комітету не входять.

Виконавчий комітет працює згідно з положенням, затвердженим сільською радою.

Розділ V

Постійні комісії сільської ради

Повноваження постійних комісій, організація їх роботи, взаємодія з Іншими органами передбачається окремим положенням про постійні комісії сільської ради, затвердженим сільською радою.

Розділ VI

Контрольна діяльність сільської ради

Сільська рада в межах своєї компетенції здійснює контроль за діяльністю створених органів ради, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованих на території сільської ради, та забезпечує дотримання законності.

Розділ VII

Дострокове припинення повноважень сільської ради

Повноваження сільської ради можуть бути достроково припинені у випадках:

- якщо рада прийняла рішення з порушенням Конституції України, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших законів, прав і свобод громадян;

- якщо сесії ради не проводяться без поважних причин у термін, встановлений Законом та цим регламентом, або рада не вирішує питань, віднесених до її компетенції.

Повноваження сільської ради можуть бути припинені за рішенням місцевого референдуму.

Після дострокового припинення повноважень сільської ради Верховна Рада України може призначити позачергові вибори сільської ради, порядок проведення яких визначається Законом України «Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів».

Положення про постійні комісії сільської, селищної ради

Робота постійних комісій сільської, селищної ради визначається Положенням про постійні комісії, типовий зразок якого подано на формі 4.2.

(Форма 4.2)

Затверджено

рішенням сільської ради

двадцять п'ятого скликання

від 15 квітня 1998 року

ПОЛОЖЕННЯ

про постійні комісії

Димівської сільської ради XXV скликання

6 Попередньо розглядають кандидатури осіб, запропонованих для обрання, затвердження, призначення або погодження сільською радою, готують висновки з цих питань

III Права і обов'язки комісій

1 Питання, які належать до повноважень кількох постійних комісій, можуть за ініціативою комісій а також за дорученням ради, її голови або секретаря сільської ради розглядатися постійними комісіями спільно Висновки і рекомендації, прийняті постійними комісіями на спільних засіданнях, підписують голови відповідних постійних комісій

2 Постійні комісії для вивчення питань, розроблення проектів рішень ради можуть утворювати підготовчі комісії і робочі групи із залученням представників громадськості, учених і фахівців

3 Постійні комісії з питань, які належать до їх компетенції, та в порядку, визначеному законом, мають право отримувати від керівників органів, підприємств, установ організацій та їх філіалів і відділень незалежно від форми власності, необхідні матеріали і документи

4 Рекомендації постійних комісій підлягають обов'язковому розглядові всіма органами, підприємствами, установами, організаціями, посадовими особами, яким вони адресовані Про результати розгляду і вжиті заходи комісії мають бути повідомлені у встановлений ними термін У разі нерозгляду рекомендацій постійних комісій вони можуть звернутися в раду з пропозицією про притягнення до відповідальності посадових осіб

5 Член постійної комісії зобов'язаний брати участь в роботі комісії, сприяти втіленню в життя п рішень, виконувати доручення комісії

6 Член постійної комісії має право ухвального голосу з усіх питань, які розглядаються на засіданнях комісії, має право пропонувати питання для розгляду постійної комісії та брати участь у їх підготовці й обговоренні, вносити пропозиції про заслуховування звіту чи інформації посадових осіб на засіданнях комісії Член постійної комісії, пропозиції якого не отримали підтримки більшості в комісії, може винести їх на розгляд ради

7 Члени постійних комісій на час засідань комісій, а також для виконання доручень звільняються від виконання виборчих або службових обов'язків з відшкодуванням середнього заробітку за основним місцем праці та інших витрат, пов'язаних з депутатською діяльністю, за рахунок сільського бюджету

IV Порядок роботи постійних комісій

1 Постійні комісії сільської ради працюють відповідно до піврічних планів робіт, затверджених на їх засіданнях, виходячи з плану роботи сільської ради

2 Засідання постійних комісій скликаються за необхідністю Голова комісії або за його дорученням секретар не пізніше як за 3 дні до призначеного терміну доводить до відома членів комісії та запрошених про день, годину місце проведення і порядок денний засідання постійної комісії

3 У засіданнях постійних комісій мають право брати участь з правом дорадчого голосу члени інших комісій, а також запрошені депутати вищого рівня, працівники виконавчого апарату сільської та районної рад

4 На засідання постійних комісій можуть запрошувати представників державних органів, політичних партій, громадських організацій, трудових колективів, органів самоорганізації населення Постійні комісії можуть проводити виїзні засідання

5 Засідання постійної комісії є правочинним, якщо в ньому взяла участь не менш як половина від загального складу комісії У разі неможливості прибути на засідання член комісії повідомляє про це голову постійної комісії

6 Усі питання в постійній комісії вирішуються голосуванням (більшість голосів від загального складу членів комісії) Під час проведення спільних засідань рішення приймають простою більшістю голосів від загального складу членів кожної комісії

7 Голова постійної комісії

- скликає і веде засідання комісії,

- дає доручення членам комісії, організовує підготовку необхідних матеріалів на засідання

- забезпечує участь у засіданні комісії представників державних органів, політичних партій, громадських об'єднань, трудових колективів, органів самоорганізації населення, фахівців,

- представляє комісію у відносинах з іншими органами, об'єднаннями громадян підприємствами, установами, організаціями, а також громадянами,

- організовує роботу щодо реалізації висновків і рекомендацій комісії,

- інформує раду про розглянуті в комісії питання, а також про заходи щодо реалізації рекомендацій комісії;

- інформує членів комісії про хід виконання рішень комісії та результати розгляду рекомендацій посадовими особами.

На спільному засіданні комісій головує, за погодженням, один із голів цих комісій. У разі відсутності голови комісії або за умови, коли він не має змоги виконувати повноваження з інших причин, його функції здійснює секретар комісії.

8. Секретар комісії:

- повідомляє членів комісії про час, місце і порядок денний засідання;

- веде діловодство комісії і протоколи її засідань та облік виконання доручень;

- стежить за своєчасним поданням виконавцями рішень і рекомендацій комісії, контролює надходження від них відповідей, виконує інші доручення комісії.

9. Рішення, висновки, рекомендації постійної комісії підписує голова комісії. Рішення або висновки, прийняті комісіями спільно, підписують голови відповідних комісій разом. Протоколи засідань комісії підписують голова і секретар комісії.

V. Основні напрями діяльності постійних комісій сільської ради

1. Комісія мандатна з питань депутатської діяльності та етики, дотримання законодавства:

- готує висновки з питань, пов'язаних із захистом прав депутата та іншими гарантіями депутатської діяльності, відкликання депутата виборцями або достроковим припиненням повноважень депутата;

- готує за дорученням ради або сільського голови рекомендації з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю та дотриманням норм депутатської етики, дотриманням законодавства України підприємствами, установами, організаціями та їх посадовими особами;

- готує висновки про роботу депутатів у раді та про виконання ними рішень ради та її виконавчих органів;

- бере участь у розробленні та здійсненні заходів для боротьби із злочинністю, забезпечення охорони громадського порядку, для збереження колективної та приватної власності.

Комісія заслуховує депутата, який порушує регламент сільської ради, законодавство України з питань повноважень депутата. Комісія може приймати щодо депутата такі заходи впливу:

- зробити зауваження на закритому засіданні;

- оголосити на сесії сільської ради факти порушень депутатом моральних норм;

- зобов'язати висловити вибачення.

За дорученням ради комісія може розглянути й інші питання. Зокрема, організувати допомогу з правових питань депутатам сільської ради, працівникам виконкому сільської ради, активістам, залучаючи до цього спеціалістів районної ради та райдержадміністрації.

2. Комісія з питань планування, місцевого бюджету, фінансів, соціально-економічного та культурного розвитку села, земельної реформи та охорони навколишнього середовища:

- попередньо розглядає проекти планів та програм соціально-економічного та культурного розвитку території сільської ради, місцевого бюджету, а також звіти про їх виконання;

- здійснює контроль за виконанням планів та програм соціально-економічного та культурного розвитку і бюджету;

- проводить роботу з виявлення внутрішньогосподарських резервів і додаткових доходів бюджету, використання вільних бюджетних коштів;

- контролює надходження до бюджету, в т.ч. за рахунок місцевих податків і зборів, надходження та видатки позабюджетного фонду, самооподаткування;

- вносить сільській раді пропозиції з питань розвитку комунальної власності;

- бере участь у підготовці питань землекористування та визначення форм власності, котрі перебувають у компетенції сільської ради, сприяє ефективній реалізації земельної реформи;

- розробляє перспективні плани охорони довкілля;

- бере участь у проведенні екологічних експертиз проектів будівництва та реконструкції об'єктів;

- здійснює контроль за виконанням природоохоронного законодавства;

- готує питання на пленарні засідання сільської ради про діяльність колективних сільськогосподарських підприємств, фермерів, індивідуальних господарств, сприяє розвиткові аграрного сектора на селі, вирішенню соціальних питань сприяння з боку колективних господарств. За дорученням ради комісія може розглядати й інші питання.

3. Комісія з питань освіти, охорони здоров'я, культури, спорту, побутового і торговельного обслуговування та соціального захисту населення:

- аналізує стан освіти, охорони здоров'я, культури, спорту, побутового і торговельного обслуговування, вносить пропозиції для подальшого покращення та розвитку галузей, зміцнення їх матеріальної бази;

- бере участь у розробленні програми розвитку спорту та фізичної культури;

- здійснює контроль за виконанням комплексних програм «Турбота», «Діти України», «Здоров'я людей похилого віку», інших програм;

- вносить рекомендації щодо підвищення ролі культурно-освітніх закладів в естетичному вихованні і вдосконаленні організації дозвілля населення;

- бере участь у розробленні заходів щодо створення належних умов праці жінок та лікувально-профілактичної допомоги їм,

- аналізує стан соціального захисту ветеранів та вносить пропозиції щодо поліпшення їх обслуговування;

- готує висновки щодо соціального обслуговування вдома самотніх непрацездатних громадян похилого віку.

4. Можливе утворення постійних комісій сільської, селищної ради також з інших питань, які визначаються конкретними потребами соціально-економічного функціонування відповідних територіальних громад.

Перспективний план роботи сільських, селищних рад та календар засідань їх виконавчих комітетів

Важливим етапом у роботі сільської, селищної ради є планування роботи. Планування дає можливість місцевим органам влади й управління здійснювати свої функції більш ефективно і цілеспрямовано. Склавши план, розставивши всі важливі питання в чіткій часовій послідовності їх виконання, можна забезпечити комплексний розвиток своєї території, досягти налагодженої роботи виконкому, комісій та організацій, що розташовані на ній. Перспективний план роботи сільської, селищної ради є основою для планування роботи їх виконавчих комітетів. Заходи, які в ньому закладені, мають бути спрямовані на послідовне виконання планів соціально-економічного розвитку цієї території, впровадження в дію Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», поліпшення організаційної роботи ради.

На кожне півріччя з урахуванням пропозицій постійних комісій та громадських організацій сільські, селищні ради складають перспективні плани роботи, а їхні виконавчі комітети - поквартальні календарі своїх засідань. Затвердження цих документів відбувається, як правило, за 10-15 днів до початку наступного кварталу (чи півріччя),

У перспективний план роботи ради вносять питання, які обговорюватимуться на сесіях ради, на засіданнях виконавчого комітету, та інші заходи, що здійснюватимуться протягом року (перевірка виконання постанов, рішень, розпоряджень вищих органів та своїх власних, робота з депутатами, постійними комісіями, громадськими організаціями, проведення семінарів, нарад, рейдів тощо).

Під час складання перспективних планів посадовим особам органів місцевого самоврядування варто, крім врахування державних свят, брати до уваги релігійні свята мешканців територіальної громади, які сповідують інші світові релігії (форма В.1). Календар свят основних релігій світу на території України подано на табл.В.1 Додатку.

Типові переліки питань перспективного плану роботи ради та календар засідань її виконавчого комітету подано відповідно на формах 4.3 та 4.3 а.

(Форма 4.3)

Додаток

до рішення сільської ради

двадцять п'ятого скликання

від 18 червня 1999 року

ПЕРСПЕКТИВНИЙ ПЛАН РОБОТИ

Димівської сільської ради

двадцять п'ятого скликання

на II півріччя 1999 року

Липень

1. Про підсумки виконання сільського бюджету за і півріччя 1999 р.

Готує: виконавчий комітет. Доповідає: сільський голова.

Співдоповідає: голова постійної комісії сільської ради з питань планування, місцевого бюджету, фінансів, соціально-економічного та культурного розвитку села, земельної реформи та охорони довкілля.

2. Про здійснення заходів для допомоги багатодітним сім'ям, малозабезпеченим громадянам та громадянам похилого віку.

Доповідає: голова постійної комісії сільської ради з питань освіти, охорони здоров'я, культури, спорту, побутового і торговельного обслуговування та соціального захисту населення.

3. Про організацію колективного обробітку земельних ділянок мешканців територіальної громади.

Готує: виконавчий комітет. Доповідає: сільський голова. Співдоповідає: голова правління КСП «Україна».

Вересень

1. Про продовження робіт з проведення інвентаризації земельних ділянок особистих господарств громадян з виготовленням та врученням державних актів.

Готує: виконавчий комітет. Доповідає: сільський голова.

Співдоповідає: начальник районного управління земельних ресурсів.

2. Про проведення свят, обрядів, ювілейних заходів на території сільської ради.

Доповідає: голова постійної комісії сільської ради з питань освіти, охорони здоров'я, культури, спорту, побутового і торговельного обслуговування та соціального захисту населення.

Листопад

1. Про стан охорони громадського порядку та боротьби зі злочинністю на території сільської ради.

Готує: сільський голова, комісія сільської ради мандатна, з питань депутатської діяльності та етики, дотримання законодавства.

Доповідає: дільничий інспектор міліції. Співдоповідає: голова постійної комісії сільської ради мандатної, з питань депутатської діяльності та етики, дотримання законодавства.

2. Про стан збору місцевих податків та зборів.

Доповідає: секретар виконавчого комітету сільської ради

3. Про стан роботи з депутатами щодо вивчення чинного законодавства.

Доповідає: голова постійної комісії сільської ради мандатної, з питань депутатської діяльності та етики, дотримання законодавства.

Грудень

1. Про програму соціально-економічного та культурного розвитку седа на 2000 рік.

Доповідає: сільський голова.

2. Про сільський бюджет на 2000 рік.

Доповідає: голова постійної комісії сільської ради з питань планування, місцевого бюджету, фінансів, соціально-економічного та культурного розвитку села, земельної реформи та охорони довкілля.

3. Звіт виконавчого комітету сільської ради про роботу за період сер-пень-грудень 1999 року.

Доповідає: сільський голова.

4. Про план роботи сільської ради на І півріччя 2000 року.

Доповідає: секретар сільської; ради.

(Форма 4.3 а)

Додаток

до рішення виконкому сільської ради

двадцять п'ятого скликання

від 20 березня 1999 року

КАЛЕНДАР ЗАСІДАНЬ

виконавчого комітету

Димівської сільської ради

двадцять п'ятого скликання

на II квартал 1999 року

07 квітня 1999р.

1. Про стан благоустрою території населених пунктів, соціально-культурних закладів сільської ради.

Готують: члени виконавчого комітету сільської ради. Доповідає: сільський голова.

2. Про роботу народного дому з організації дозвілля молоді та впровадження нових обрядів.

Готують: члени виконавчого комітету сільської ради. Доповідає: директор народного дому.

3. Розгляд заяв.

05 травня 1999 р.

1. Про хід виконання рішення виконкому від 25 лютого 1999 року № 11 «Про готовність галузі тваринництва та соціальної сфери до роботи в осінньо-зимовий період 1999-2000 років».

Готують: члени виконавчого комітету сільської ради. Доповідають: голова правління КСП «Україна», директор середньої школи, завідувач ФАГІ, директор народного дому.

2. Розгляд заяв.

09 червня 1999р.

1. Про стан розвитку торгівлі та побутового обслуговування населення сільської ради.

Готують: члени виконавчого комітету сільської ради. Доповідає: сільський голова.

2. Про стан медичного обслуговування населення сільської ради та шляхи його поліпшення.

Готують: члени виконавчого комітету сільської ради. Доповідають: сільський голова, завідувач ФАП.

3. Розгляд справ.

Функціональні обов'язки та вимоги до професійно-кваліфікаційних характеристик державних службовців та працівників

Для забезпечення ефективної роботи державних службовців та працівників, які працюють в апараті сільської, селищної ради та їх виконавчих комітетів сільському, селищному голові, особливо новообраному, необхідно знати їхні основні функціональні обов'язки та вимоги до професійно-кваліфікаційних характеристик.

Повноваження та функціональні обов'язки секретарів сільських, селищних рад

1. Секретар сільської, селищної ради:

Ø скликає сесії ради у випадках, передбачених частиною шостою ст. 46 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», повідомляє депутатам і доводить до відома населення Інформацію про час і місце проведення сесії ради, питання, які передбачається внести на розгляд ради;

Ø веде засідання ради та підписує її рішення у випадках, передбачених частиною шостою ст. 46 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»;

Ø організовує підготовку сесій ради, питань, що виносяться на розгляд ради;

Ø забезпечує своєчасне доведення рішень ради до виконавців і населення, організовує контроль за їх виконанням;

Ø за дорученням сільського, селищного голови координує діяльність -" постійних та інших комісій ради, дає їм доручення, сприяє організації виконання їх рекомендацій;

Ø сприяє депутатам відповідної ради у здійсненні їх повноважень;

Ø організовує за дорученням ради відповідно до законодавства здійснення заходів, пов'язаних з підготовкою і проведенням референдумів та виборів до органів державної влади та місцевого самоврядування;

Ø забезпечує зберігання у відповідних органах місцевого самоврядування офіційних документів, пов'язаних з місцевим самоврядуванням відповідної територіальної громади, забезпечує доступ до них осіб, яким це право надано у встановленому законом порядку;

Ø вирішує за доручення сільського, селищного голови або відповідної ради інші питання, пов'язані з діяльністю ради та її органів.

2. Секретар сільської, селищної ради може за рішенням ради одночасно виконувати повноваження секретаря виконавчого комітету відповідної ради.

3. Повноваження секретаря сільської, селищної ради можуть бути достроково припинені за рішенням відповідної ради.

4. Секретар сільської, селищної ради несе персональну відповідальність за здійснення наданих йому законом повноважень.

5. Під час здійснення наданих законом повноважень секретар сільської, селищної ради є підзвітним, підконтрольним і відповідальним перед територіальною громадою, відповідальним - перед відповідного радою, а з питань здійснення виконавчими органами ради повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

Вимоги до професійно-кваліфікаційних характеристик секретарів сільської, селищної ради

1. Секретар сільської, селищної ради повинен знати:

Ø основні Закони та нормативні акти України, які стосуються роботи місцевих органів влади;

Ø загальнотеоретичні основи управлінської діяльності та правничих дисциплін в обсязі, необхідному для бездоганного виконання своїх службових обов'язків у сфері місцевого самоврядування;

Ø загальні, конкретні та практичні проблеми в галузі соціальної та гуманітарної політики, які існують у його територіальних громадах;

Ø етику та культуру ділового і політичного спілкування;

Ø зміст основних економічних процесів на рівні територіальних громад в умовах реформування економіки та становлення ринкових відносин;

Ø загальні теоретичні і правові засади здійснення управління селищем, селом;

Ø розподіл сфер діяльності в процесі управління селищем, селом;

Ø організацію, форми і методи роботи органів територіального самоврядування;

Ø проблеми соціального захисту членів територіальної громади;

Ø основи раціонального природокористування та охорони довкілля;

Ø основи організаційно-правової роботи;

Ø порядок вчинення нотаріальних дій;

Ø основні вимоги до діловодства та забезпечення охоронності документів сільських, селищних рад та їх виконавчих комітетів;

Ø правила проведення реєстрації актів громадянського стану;

Ø основи експлуатації сучасної комп'ютерної техніки.

2 Секретар сільської, селищної ради повинен вміти.

Ø грамотно та доцільно виконувати функціональні обов'язки, застосовувати закони та нормативні акти, юридично грамотно кваліфікувати факти й обставини, приймати правові рішення та вчиняти інші юридичні дії у повній відповідності до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»;

Ø організовувати роботу апарату виконавчого комітету;

Ø планувати роботу ради та виконкому;

Ø забезпечувати підготовку матеріалів на розгляд сесій ради та виконкому;

Ø доводити рішення і розпорядження ради та виконавчого комітету до виконавців, юридичних осіб, громадян;

Ø контролювати виконання рішень і розпоряджень ради та виконавчого комітету;

Ø нести відповідальність за стан діловодства, обліку і звітності, архівної справи; % вносити пропозиції щодо наказів виборців, подавати раді проекти заходів щодо виконання наказів виборців;

Ø вчиняти нотаріальні дії, реєструвати акти громадянського стану відповідно до законодавства; вести облік громадян, які постійно або тимчасово проживають на відповідній території;

Ø приймати, вести облік та контроль за розглядом і вживанням заходів за листами, скаргами і заявами громадян, особисто приймати громадян.

Для посад секретарів сільських, селищних рад характерний розширений обсяг вмінь та знань із організаційно-забезпечувальних функцій, що передбачає їх спроможність створювати та впроваджувати механізми нормативно-правових та інших забезпечувальних дій для нормального функціонування відповідних рад та їх виконавчих комітетів.

4.2.3. Функціональні обов'язки секретаря-друкарки виконкому сільської, селищної ради

Секретар-друкарка сільської, селищної ради.

Ø здійснює реєстрацію вхідної та вихідної документації;

Ø оформляє відправку вихідної документації;

Ø здійснює контроль дотримання термінів виконання відповідних документів;

Ø здійснює реєстрацію заяв, письмових звернень громадян, контроль за їх виконанням;

Ø проводить реєстрацію телефоно - та факсограм;

Ø забезпечує виклики членів територіальної громади до виконкому та ради;

Ø друкує документи, пов'язані з роботою виконкому, зверненнями громадян;

Ø виконує інші доручення сільського, селищного голови, пов'язані з діяльністю виконавчого комітету відповідної ради.

Функціональні обов'язки начальника військово-облікового столу виконкому сільської, селищної ради

Начальник військово-облікового столу сільської, селищної ради;

Ø здійснює облік військовозобов'язаних та організаційні заходи щодо їх призову до Збройних Сил України;

Ø забезпечує виконання мобілізаційних заходів на території громади;

Ø забезпечує паспортизацію населення територіальної громади;

Ø організовує роботу з обліку та обслуговування соціально-побутових умов Інвалідів війни, учасників бойових дій, солдатських вдів та сиріт;

Ø виконує інші доручення сільського, селищного голови, пов'язані з діяльністю виконавчого комітету відповідної ради.

Функціональні обов'язки касира-рахівника ґ-виконкому сільської, селищної ради

Касир-рахівник виконкому сільської, селищної ради:

Ø здійснює збір місцевих податків та зборів, передбачених Законом України «Про місцеві податки і збори»;

Ø здійснює облік наявності особистого транспорту громадян та нарахування транспортного податку;

Ø здійснює облік земельних ділянок громади та нарахування земельного податку;

Ø виконує інші доручення сільського, селищного голови, пов'язані з діяльністю виконавчого комітету відповідної ради.

Функціональні обов'язки уповноваженого з субсидій виконкому сільської, селищної ради

Уповноважений з субсидій виконкому сільської, селищної ради:

Ø здійснює моніторинг та облік усіх домогосподарств територіальної громади для визначення нарахувань за субсидіями на виплату вартості комунальних послуг;

Ø доводить до відома мешканців територіальної громади умови надання субсидій на виплату комунальних послуг з відвідуванням удома самотніх громадян похилого віку;

Ø здійснює оформлення відповідної документації населенню територіальної громади щодо пенсійних розрахунків;

Ø виконує інші доручення сільського, селищного голови, пов'язані з діяльністю виконавчого комітету відповідної ради.

Для посад секретаря-друкарки, начальника військово-облікового столу, касира-рахівника та уповноваженого з субсидій характерні обмежені обсяги вмінь та знань, переважно із вузькоспеціалізованих забезпечувальних функцій, що передбачає створення умов нормального функціонування відповідних рад та їх виконавчих комітетів.

Новообраний секретар сільської, селищної ради оформляється на роботу за тією ж схемою, що й сільський, селищний голова, однак його трудова книжка зберігається у відповідній місцевій раді, де на нього оформляється також і особова справа (див. підрозділ 4.10.1). Там зберігаються також особові справи та трудові книжки інших штатних працівників сільської, селищної ради. Обчислення стажу державної служби державних службовців у кожному конкретному випадку здійснюється відповідно до Порядку обчислення стажу державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України. Ранги державним службовцям системи місцевого самоврядування (шоста-сьома категорії посад) присвоює за місцем основної роботи сільський, селищний голова.

Діловодство в сільській, селищній раді та її виконавчих комітетах

Система взаємодії сільської, селищної ради, її виконавчих комітетів з Державними органами та органами місцевого самоврядування всіх рівнів, з Установами, організаціями та підприємствами всіх форм власності, політичними партіями і рухами, іншими громадськими організаціями, трудовими колективами, окремими громадянами встановлюється за допомогою відповідних ділових паперів та документів. Ділове спілкування здійснюється державною мовою.

До процесу управління входить отримання, опрацювання, використання та зберігання інформації, яка міститься в таких документах: актах владних органів вищого рівня, планово-звітній та фінансовій документації, протоколах, Інформаціях, довідках, листах тощо. Усі технічні операції, пов'язані з документами, становлять предмет діловодства. Зокрема в органах місцевого самоврядування до нього входить діяльність щодо прийому, реєстрації" документів, їх руху та пошуку, відповідні операції розгляду, формування у справи та подальше зберігання. Рис 4.1 ілюструє типову схему руху документів у виконавчому комітеті місцевої ради.

Прийом документів

У день надходження кореспонденції до сільських, селищних рад та їх виконавчих комітетів її приймає і реєструє секретар виконкому. Секретар виконавчого комітету розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто» або адресовані громадським організаціям виконавчого комітету Під час розкриття конвертів перевіряється чи відповідають номери на документах і конвертах. Якщо виявлено розбіжність або відсутність документа (або додатку до нього), складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається у виконавчому комітеті. У разі пошкодження конверта робиться позначка на ньому в поштовому реєстрі. Конверт зберігається і додається до документів у тих випадках, коли лише за ним можна встановити адресу відправника, час відправлення й одержання документа чи встановлено відповідність номерів документів номерам на ньому. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Непідписані, незасвідчені, пошкоджені документи або надіслані не за адресою повертаються відправникові.

Попередній розгляд

Кореспонденція, що надходить до виконавчого комітету, проходить попередній розгляд, який проводить секретар виконавчого комітету.

Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах

Розгляд здійснюють і метою подальшої необхідності реєстрації кореспонденції визначення, кому й скерувати (голові виконкому, ради чи відповідним виконавцям, що ведуть цей напрям роботи), а також для встановлення термінів виконання документів, які передаються виконавцям Попередній розгляд кореспонденції відбувається, як правило, у день п одержання Документи, які надходять з вищих владних органів, факси, телеграми, телетайпограми, телефонограми розглядаються терміново Документи, які підлягають обліку, після попереднього розгляду реєструються

Кожен документ має свої особливості, за якими його можна віднести за функціональним призначенням до таких груп

1 Організаційні (положення, статути, інструкції, правила)

2 Розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали)

3 Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, відповіді, звіти, плани робіт, оголошення, факси, телеграми, телефонограми, телетайпограми, інформація електронної пошти)

4 Особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, особові доручення тощо)

Реєстрація документів

Реєстрацію документів здійснюють для забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного виконання інформації, яка надходить

Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи ради, виконкому, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, і бухгалтерських документів, які не підлягають реєстрації

Згідно з інструкцією з діловодства у виконавчих комітетах сільських, селищних рад не реєструються

• газети, журнали, книги, бюлетені та інші періодичні видання,

• листи, що надходять до відома,

• інформація, надіслана до відома,

• телеграми і листи про дозвіл на відрядження та відпустки,

• повідомлення про наради, засідання, збори та їхній порядок денний,

• навчальні плани і програми,

• рекламні повідомлення, плакати, буклети, програми нарад і конференцій,

• прейскуранти,

• поздоровлення і запрошення,

• бухгалтерські документи,

• звіти (квартальні, піврічні, річні тощо),

• статистична звітність

Кожен документ реєструється лише один раз

Обов'язковій реєстрації підлягають документи, які надійшли від вищих владних органів, найважливіші документи, видані виконкомами (рішення, розпорядження, протоколи, доповідні записки, інструкції, положення тощо), а також пропозиції, заяви, скарги і звернення громадян

Реєстрацію заяв і скарг ведуть окремо від службової документації

Після реєстрації документи в день їх одержання передаються на розгляд сільському, селищному голові Йому ж передаються всі документи вищих владних органів, а також документи, які потребують лише його вирішення

Після розгляду документів сільський, селищний голова накладає резолюцію, у якій він обов'язково має вказати конкретного виконавця чи виконавців, зміст дій щодо виконання цього документа, термін виконання, дату і особистий підпис На документі повинна бути лише одна резолюція Наступні резолюції можуть бути тільки тоді, коли необхідно деталізувати його виконання Резолюції на всіх видах вхідної інформації робляться олівцем або на окремих аркушах паперу і приколюються до документа

Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів застосовується журнальна форма реєстрації, подана на формах 4 4-4 6 Додатку Виконкоми сільських, селищних рад видають громадянам значну кількість довідок, реєстрування яких відбувається за формою 4 7 Додатку Передача, переміщення документів обліковується у спеціальній книзі за формою 4 8 Додатку

Всебічне здійснення реєстрації документів сприяє підвищенню державної дисципліни та відповідальності безпосередніх виконавців, покращенню стану діловодства у виконавчих комітетах сільських, селищних рад Надзвичайну роль у цій справі відіграє правильне складання та оформлення службових документів

Складання службових документів

Документ - основний вид ділової мови, засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають значне правове значення.

Документ має бути двосторонній, переконливий, належним чином відредагований і оформлений, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів мусять задовільняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання та максимальна точність викладу інформації. Щоб документ мав усі перелічені властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до цих вимог різні види документів мають такі ознаки класифікації за групами:

Ознаки кваліфікації групи документів.

За спеціалізацією загальні;

з адміністративних питань;

спеціалізовані з фінансових,

комерційних питань тощо.

За призначенням організаційні;

розпорядчі;

інформаційні;

колегіальних органів.

За походженням: внутрішні

зовнішні

За напрямком: вхідні

вихідні

За джерелами виникнення: первинні

вторинні

За формою: стандартні

індивідуальні

За технікою відтворення: рукописні;

відтворені механічним способом;

на електронних носіях.

За таємністю: для службового користування;

таємні;

цілком таємні.

За терміном виконання: звичайні безтермінові;

термінові;

дуже термінові.

За складністю: односкладні;

складні.

За стадіями створення: оригінали;

копії.

За терміном зберігання: постійного зберігання;

тривалого зберігання (понад 10 років);

тимчасового зберігання (до 10 років).

Складовими частинами діловодства є система документації, документування й організація роботи з документами, тобто діловодство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними.

Усі службові документи оформляються згідно з вимогами державних стандартів та «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153.

Як показує досвід, документи, укладені в сільських, селищних радах та її виконавчих комітетах, не завжди відповідають встановленим правилам І вимогам. Друкують їх на різних бланках або ж і без них.

Для складання службових документів в апараті виконавчого комітету сільських, селищних рад слід використовувати лише папір форматів А4 (210 x297 мм) та А5 (148 x210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Заяви працівників, службові довідки, а також документи, підготовлені кількома установами, дозволяється оформляти не на бланках. Проекти ухвал, розпоряджень та інших документів правового характеру виконавці перевіряють з точки зору відповідності їх чинному законодавству. Зміст документів слід викласти коротко, стисло, зрозуміло та об'єктивно, без слів І зворотів, які не мають змістовного навантаження. Розділи і підрозділи складних документів слід розміщувати в логічній послідовності викладу питань і нумерувати арабськими цифрами з присвоєнням розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (наприклад 1.1.2., 1.1.3., 2.1.2., 2.1.2,). Прізвища, найменування, терміни розміщуються в тексті в алфавітному або іншому прийнятому для цього виду документа порядку. Довільне скорочення назв, установ та окремих слів не допускається.

Підготовку й оформлення службового документа у виконкомі сільської, селищної ради покладено на секретаря виконавчого комітету. Відповідальність за зміст документа, де вказано кілька осіб, несуть усі особи, які його підписали.

Оформлення службових документів

Загальні протокольні вимоги до складання службових документів, що виконуються у місцевій раді, виконавчому комітеті, потребують необхідних реквізитів та оформлення.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках сільської, селищної ради, їх виконавчих комітетів.

Реквізити протоколу:

• назва виду документа (протокол);

• дата (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 09-11.04.98 p.; 07.05-09.05.98 p.);

• індекс (становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерацію можна вести протягом календарного року чи від виборів до виборів);

• місце складання чи видання;

• гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню);

• заголовок до тексту містить назву виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: «Засідання постійної комісії», «загальних зборів трудового колективу» тощо;

• текст протоколу.

Текст протоколу складається із двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали голови зборів, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній - фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від нульового положення табулятора друкарської машинки чи комп'ютера з великої літери. На рівні 2-го положення табулятора проставляють тире І зазначають прізвища та ініціали голови зборів і секретаря:

Голова - Іваненко Н.і.

Секретар - Варивода Ш.

Під час оформлення протоколів оперативних нарад цю частину тексту оминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлення цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку зазначають присутніх постійних членів (в алфавітному порядку), а потім - запрошених (із зазначенням їхніх посад). У протоколі розширених засідань та зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список Із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад: присутні: 56 осіб (список додається),

У протоколах зборів, конференцій, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх), наприклад, у протоколах зборів зазначають: «На збори запрошено - 215 осіб, присутні - 204 особи, відсутні - 11, із них 4-у відрядженні, 7-з невідомих причин».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, і прізвища доповідачів чи тих, хто готував питання до виступу. Кожне питання нумерують, наприклад:

1. Про перспективи розвитку селища (доповідач - селищний голова Теребенько Я.П.).

2. Про стан виплати пенсії мешканцям селища (інформація секретаря виконкому селищної ради Шевченко О.М.).

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» ( «ПОСТАНОВИЛИ»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами, друкувати великими літерами, кожне від нульового положення табулятора, після них ставити двокрапку.

Словом «СЛУХАЛИ» починають кожен розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають з великої літери (якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире і роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається». Після кожного виступу записують запитання та відповіді на них у порядку надходження (якщо є), наприклад:

Симоненко А.А. - Скільки соток землі Ви надаєте мешканцям села для забудови?

Перебийніс І.С. - 0,6 га.

Симоненко А.А. - Чи це достатньо, на Вашу думку?

Перебийніс І.С. - Ні.

Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (постанову) з питань порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, нумеруючи арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо), наприклад:

1. СЛУХАЛИ:

Дорошенка І.П. - Текст доповіді додається. ВИСТУПИЛИ:

Нетребенко А.О. - (наводиться стислий виклад виступу).

Потебенько О.А. - (наводиться стислий виклад виступу).

УХВАЛИЛИ:

1.1. Комісіям з питань планування, місцевого бюджету, фінансів, соціально-економічного розвитку села, земельної реформи, охорони навколишнього середовища та з питань освіти, охорони здоров'я, культури, спорту, побутового і торговельного обслуговування та соціального захисту населення провести спільне засідання 22.12.99 р. (Відповідальний - голова комісії з питань освіти та охорони здоров'я Сидоренко А.Й.).

Голові бюджетної комісії Тарасенко М.П. подати до 26.11.99 р. доопрацьований проект бюджету на 2000 рік.

2. СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

2.1,

2.2.

2.3.

Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають результати голосування щодо кожної із кандидатур окремо.

Протоколи бувають стислі та повні. У стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив у обговореннях, рішення. Стисло протоколюють, як правило, оперативні наради. У решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відображає повну роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок та дискусій.

Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно із стенограмами та фонозаписами, редагують і оформляють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини тексту, наприклад: «Засідання ради стенографували. Стенограма додається». Готовий протокол підписує голова та секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів - постанов, ухвал. У решті випадків оформляють витяг із протоколу. Витяг з протоколу - це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином. Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Реквізити витягу з протоколу:

• назва виду документа (витяг з протоколу);

• дата (переносять з оригіналу протоколу);

• індекс (переносять з оригіналу протоколу);

• місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);

• гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);

• заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);

• текст із вступної частини - беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні», відповідний номер питання порядку денного; із основної - цитують пункти, що стосуються певного питання порядку денного;

• підпис (переносять реквізити з оригіналу, але голова і секретар не підписують)

• позначка про засвідчення копії (оформляють без слова «копія» у правому верхньому куті аркуша).

Заголовок до тексту документа

Для кожного Із документів, що друкується, незалежно від Його призначення, складається короткий зміст, у якому має бути відображено основний зміст документа. Якщо в документі йдеться про декілька питань, заголовок може бути узагальнений. Заголовки складають також і для факсів, телефонограм, повідомлень, документів, що друкуються на папері формату А 5 (148 x210 мм).

Кореспонденція, яка адресується, повинна бути обличчям - Вашим чи Вашої установи (підприємства, організації). Обличчям настільки виразним і неповторним, щоб навіть без підпису адресат уже знав, що це написали Ви. Тому необхідно:

Ø назви документів, які адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній службовій особі, слід друкувати в називному відмінку. Документи чи листи не мають бути надто довгими, якщо цього не вимагає ситуація. Необхідно викладати інформацію чітко та по суті, без зайвих «ліричних відступів». Пишіть коротко і просто.

Ø у разі відправлення документа посадовій особі назву установи пишуть у називному відмінку, а посаду та прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Відділ культури Миколаївської

районної державної адміністрації,

завідувачеві відділу

(прізвище, ініціали)

(прізвище, ініціали)

Ø якщо адресують документ безпосередньо керівникові установи, організації, підприємства, його подають у давальному відмінку, а назва установи, організації чи підприємства входить до найменування посади, наприклад:

Завідувачеві організаційного відділу

Сарнівської районної державної

адміністрації

_

(прізвище, ініціали)

Ø адресуючи документи окремим громадянам, спочатку зазначають поштову адресу , а потім їхнє прізвище та ініціали, наприклад:

293440, Львівська область,

м. Миколаїв,

вул. _,

буд. _, кв. _,

(прізвище, ініціали)

Кореспонденція, яку відправляють, не повинна мати більше чотирьох різних адрес; за надсилання документа більше ніж на чотири адреси, слід скласти список розсилання на окремому аркуші паперу, а на кожному примірнику документа вказувати лише одну адресу.

У діловому листуванні існує низка загальноприйнятих правил:

1. Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьової сторони.

2. У міжнародній практиці писати довгі лист не прийнято, але якщо листи займають більше однієї сторінки, то в кінці аркуша слід поставити «далі буде» («to be continued»),

3. Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами.

4. Службові листи виконують на друкарській машинці, або комп'ютері Ширина полів з лівого боку - не менше 20 мм, з правого - до 5 мм. Сам текст документа чи листа друкують через 1,5-2 інтервали. Абзац з крайнього рядка - 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.

5. Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо.

6. У тексті не допускають виправлень, підчищень.

7. Конверти мають бути відповідного розміру.

8. Лист складається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Офіційні листи можна складати.

9. Якщо Ви надсилаєте вітальні листівки, слід пам'ятати про те, що ставити лише підпис прийнято на офіційному привітанні. Особиста листівка повинна містити хоча б кілька рядків написаних від руки.

10. На телеграфний (телефаксовий) запит відповідь слід подати протягом 3-х днів, на лист - до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом 3-х днів слід повідомити, що лист прийнято до відома і подати остаточну відповідь протягом наступних 30 днів.

Датування документів

Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа вважають дату Його підписання, затвердження або дату події, яка зафіксована в документі (для протоколів, актів та деяких інших документів). Датою вступу в силу рішення, розпорядження, ухвали вважається дата, коли їх підписав голова виконавчого комітету, або дата прийняття документа радою чи виконавчим комітетом, якщо в документі не вказано іншого терміну вступу його в силу. Дату реєстрації або відправлення із зазначенням місця вказують буквами з правого боку нижче реквізитів установи, організації: 11 квітня 1998 року (скорочення 11.04.98 р. у міжнародній практиці не вживається). Дату на документі проставляє особа, яка його підписала або затвердила, у момент підписання або затвердження. Обов'язково необхідно ставити дату, підпис і службові позначки на документах, які пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, позначки про виконання документа, скерування його до справи тощо). Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку. Адресу, написану на конверті, повторюють на початку листа в лівому верхньому куті.

Нумерація документів

При реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів кожному з них присвоюється умовний індекс (номер), який вказує на місце складання, виконання та зберігання документа. Індекс (номер) вхідного документа під час його реєстрації складається з номера справи за номенклатурою, порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року та номера цієї справи за номенклатурою. Індекс (номер) вихідного ініціативного документа складається з номера справи за номенклатурою І вхідного номера документа, на який дається відповідь. Індекс (номер) внутрішнього документа складається з номера справи за номенклатурою та порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.

Виняток становлять індекси розпорядчих документів (рішень, розпоряджень щодо основної діяльності і щодо особового складу тощо), протоколів. Індексами (номерами) розпорядчих документів і протоколів є їхні реєстраційні номери, що їм присвоюють самостійно в межах кожного виду документа.

Погодження документів

Проекти рішень і постанов, які готуються на засіданнях виконавчого комітету сільської, селищної ради, мають пройти процес погодження. Його проводять для визначення доцільності, економічної обґрунтованості положень, відповідності їх чинному законодавству та компетенції виконавчого комітету цієї ради.

Проекти рішень, розпоряджень погоджуються, насамперед, з організаціями та установами, які мають безпосередній стосунок до питань, про які йдеться в проекті.

Проект рішення, постанови погоджують із заступником керівника, куратором питань, які розглядаються в цьому документі, Із юристом, що засвідчує узгодження цього документа з правовими актами та розпоря-дженннями вищих установ. Візи на документі розташовують нижче від підпису керівника таким чином:

Проект постанови внесено: голова комісії (підпис) _(ініціали, прізвище)

Проект постанови погоджено:

1. Головний інженер (зоотехнік)

_(підпис) (ініціали, прізвище)

2. Зоотехнік

_(підпис) (Ініціали, прізвище)

3. Юрисконсульт

_(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші та датують У цьому разі візу ставлять так

Головний інженер (агроном,

зоотехнік)

(підпис) (ініціали прізвище)

Дата

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється грифом, до якого входять такі елементи слово «Погоджено», найменування посади, особистий підпис, ініціали, прізвище особи, з якою погоджують документ, дата, наприклад

Погоджено

Завідувач фінансового відділу

_

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом чи через службовий лист, то це оформляється так

Погоджено

Протокол засідання комісії

з гуманітарних питань

21 07 98р, №03

Гриф погодження розташовують під підписом керівника, а якщо є візи, то під ними Коли зміст документа торкається інтересів кількох організацій, оформляють лист погодження про що роблять позначку на самому документі після підпису керівника, наприклад

Лист погодження додається

(підпис) _(дата)

Листок погодження оформляють на окремому аркуші таким чином

Лист погодження

Положення про постійну комісію з питань планування місцевого бюджету, соціально економічного та культурного розвитку села, земельної реформи та охорони навколишнього середовища виконавчого комітету селищної ради

Погоджено

Посада

_

(підпис) (розшифрування підпису)

Погоджено

Посада

_

(підпис) (розшифрування підпису)

Дата

Погоджено

Посада

_

(підпис) (розшифрування підпису)

Погоджено

Посада

_

(підпис) (розшифрування підпису)

Дата

Під час оформлення віз, окрім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування його підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад

Начальник юридичного відділу

_О І Федоренко

(підпис)

25 05 98р

Листи та інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається у виконавчому комітеті сільської сечищної ради

Підписання документів

Коли документи підготовлені до підпису і погоджені із зацікавленими організаціями та посадовими особами, вони мають бути засвідчені Під час підписання документа слід зазначити фактичні посади, ініціали та прізвища осіб, які підписали документ Керівник установи, організації, підприємства підписує звичайно перший примірник документа Не допускається ставити прийменник «За» чи косу лінію перед назвою посади керівника

Коли службовий документ одночасно скеровується декільком вищим установам, підприємствам, організаціям чи іншим керівним органам, сільський, селищний голова обов'язково підписує всі примірники документа. Якщо службовий документ відправляють лише підвідомчим організаціям, то підписують тільки перший екземпляр, який залишається у справах ради, а в решту місць розсилають примірники за підписом секретаря.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ оформляють не на бланку, скороченої - якщо на бланку), її особистого підпису та його розшифрування, наприклад;

Голова Вербської

сільської ради (підпис) Н.І. Іваненко,

або

Голова (підпис) Н.І. Іваненко

Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, у послідовності, що відповідає рівням посад, які вони обіймають, наприклад:

Голова сільської ради (підпис) М.В. Безкоровайний

Бухгалтер (підпис) А.І. Набувайло

Коли документ підписують кілька осіб, які обіймають посади однакового рівня, то підписи оформляють за алфавітним порядком прізвищ:

Голова Тірійської

сільської ради (підпис) П.І. Нечипоренко

Голова Нетішинської

сільської ради (підпис) А.О. Підкуймуха

15.10.1999 р. Якщо документ підписує комісія, то спочатку зазначають голову комісії, а нижче - її членів (за алфавітним порядком, незалежно від посади), наприклад'.

Голова комісії (підпис) М.І. Чорній

Члени комісії (підпис) О.О. Іваненко

(підпис) Б.І. ОлексієнкО

(підпис) І.І. Хмельницький

Рішення, ухвалу ради, виконавчого комітету підписує сільський, селищний голова, а в разі його відсутності - секретар ради. Доповідні записки, довідки і документи інформаційного або аналітичного характеру, відповіді на листи може підписувати особа, яка їх готує, якщо ці питання не виходять за межі її компетенції. Документи, які надсилають у вищі органи, підписує лише сільський, селищний толова.

Особливим способом засвідчення документа є Його затвердження, що санкціонує поширення його дії на певне коло установ, осіб і громадян. Документ, що затверджується, набуває сили лише тільки з моменту його затвердження. Гриф затвердження складається зі слова «Затверджую», назви посади особи, яка затверджує документ, її особистого підпису, його розшифрування та дати, наприклад:

Затверджую:

Голова Тисівської сільської ради

О.І. Безкоровайна

(підпис)

14.05.1998 р.

Якщо документ затверджує відповідне рішення виконавчого комітету сільської, селищної ради, то гриф затвердження проставляють так:

Затверджено:

рішенням виконавчого комітету

Тисівської сільської ради

від 16.06.98 р., № 17

При цьому гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті документа.

Обов'язковому затвердженню підлягають такі документи:

Ø положення про організації, установи, підприємства, їх структурні підрозділи, дорадчі органи тощо;

Ø статути установ, підприємств та організацій;

Ø звіти і баланси, структура і штатні розклади підприємств, установ та організацій;

Ø поточні і перспективні плани, акти контрольно-ревізійного характеру;

Ø акти прийняття в експлуатацію збудованих або реконструйованих приміщень та споруд;

Ø акти прийому і передачі справ;

Ø окремі види протоколів.

На документах, що засвідчують права посадових осіб, які фіксують витрати коштів і матеріальних цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами дій, підпис відповідальної особи має бути засвідчений гербовою (круглою, що прирівнюється до гербової) печаткою. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину (3-4 знаки) назви посади особи, яка підписала документ.

Відбиток гербової печатки проставляють на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, угодах, дорученнях, посвідченнях про відрядження та на зразках відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції Перелік інших документів, які необхідно скріплювати печаткою, визначає сільський, селищний голова на підставі чинних нормативних актів,

Печатку з найменуванням сільської, селищної ради (не гербову) проставляють на копіях документів, що їх надсилають в Інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів, що також надсилають в інші установи.

Зауваги про проходження та виконання документів

Кожен документ, який проходить у виконавчому комітеті сільської, селищної ради, обов'язково повинен мати такі позначки:

Ø позначку про надходження документа, яку розташовують у правому нижньому куті першого аркуша документа. Вона складається із назви організації - одержувача документа, його внутрішнього індексу та дати надходження документа, наприклад:

Димівська сільська рада

Вх. № 120

22.11.98 р.

Ø позначку про взяття документа на контроль, яку ставлять на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і позначають словом «Контроль» або буквою «К»;

Ø позначку про виконання документа й скерування його до справи, яка містить такі відомості: а) короткі відомості про виконання, якщо немає документа, котрийсвідчить про виконання, або, якщо такий документ є, посилання на дату та його номер;

б) фразу «До справи»;

в) номер справи, де зберігається документ.

Позначку про виконання документа й скерування його до справи має підписати й датувати виконавець документа чи керівник структурного підрозділу, в якому виконано цей припис документа. Зазначений реквізит оформляють від руки на нижньому краю першої сторінки документа, наприклад:

До справи № 15

Питання вирішено у телефонній розмові з директором училища

Сенченко А.П.

(підпис) Берегівський М.Б.

02.10.98 р.,

або

До справи № 02-09

Відправлено факс 20.09.98 р. № 251

(підпис) Гусь С.С.

23.10.98 р.

Позначка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена. Кожний документ повинен мати позначку про свого безпосереднього виконавця. Його прізвище та номер службового телефону проставляють у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа. Нижче прізвища виконавця і номера його телефону подають індекс особи, яка друкувала документ (перші букви його імені та прізвища), кількість надрукованих примірників і дату роздруку документа, наприклад:

Забігайло, тел.: 3-12-15

МС 2 04.05.98 р.

На документах, що їх відправляються у вищі організації та установи, Цей реквізит проставляють у нижньому лівому куті зворотного боку останнього аркуша документа.

Сільські, селищні ради, виконавчі комітети цих рад досить часто надають копії службових документів. Кожну копію документа виготовляють і видають лише з дозволу сільського, селищного голови Засвідчуючи копію документа, проставляють надпис «З оригіналом згідно», наводять назву посади особи, яка засвідчила копію, и особистий підпис, його розшифрування та дату засвідчення, наприклад

З оригіналом згідно

секретар (підпис) 01 Демиденко

12 05 98 р

На копіях вихідних документів, що залишаються у справі, допускається не зазначати дату засвідчення та посаду особи яка засвідчила копію Якщо копію документа пересилають до інших організацій чи видають на руки, то, крім підпису про засвідчення, проставляють відбиток печатки

Позначка «Копія» розміщується на документі праворуч під реквізитом «адресат», а позначка про засвідчення копи - нижче реквізиту «підпис»

Додатки до документів

Якщо документи, які відправляють, мають додатки, то їх оформляють так

Додаток на 10 арк. у 2 прим

Якщо в тексті немає відомостей про додатки, то в позначці про наявність додатку наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також загальну кількість примірників, наприклад

Додатки

1 Проект постанови виконавчого комітету на 3 арк. у 2 прим

2 Пояснювальна записка до проекту постанови на 1 арк. у 2 прим

Якщо до документа додається інший документ, що має додаток то позначка про наявність додатку оформляють так

Додаток лист Головдержслужби України від 06 05 99 р № 52/2346 та додаток до нього, всього на 16 арк.

Якщо додаток надсилають не па всі зазначені в документі адреси, то його оформляють так

Додаток на 2 арк. у 2 прим на першу адресу

Якщо додатки брошуровані, то в позначці про додатки кількість аркушів не зазначають

Документи-додатки, які відправляють, повинні мати всі необхідні реквізити назву виду документа, заголовок, дату, підпис Крім того, у правому верхньому куті документа додатку роблять позначку, яка вказує на його зв'язок з основним документом, наприклад

Додаток 2

до постанови виконавчого комітету

Димівської сільської ради

від 21 11 98 р № 52

Підготовка та оформлення матеріалів для проведення сесій сільської, селищної ради, засідань виконавчого комітету

Для успішного проведення пленарних чи постійних засідань сільської, селищної ради, а також засідань їх виконавчих комітетів необхідна попередня підготовка, насамперед, організаційна Вона, у свою чергу, вимагає ретельної підготовки відповідних документів та матеріалів Спочатку постійним комісіям ради роздають план роботи, де зазначено зміст питання яке розглядається, дата розгляду, прізвища доповідачів і виконавців, термін подання документів і матеріалів Питання і матеріали, які виносять на засідання ради чи виконавчого комітету, подають секретареві ради за 5-7 днів до їх розгляду

До цих матеріалів відносять

Ø проект рішення ради, виконавчого комітету (у необхідних випадках погоджений із зацікавленою організацією, установою, підприємством),

Ø записку про зауваження, які виникли в процесі підготовки проекту,

Ø список осіб, що їх запрошено на сесію ради чи засідання п виконавчого комітету

Проекти рішень (постанов), довідок, які до них додаються, інші матеріали, що надійшли на засідання виконкому, мають бути чіткими, короткими, містити аналіз і оцінку справ з цього питання, передбачати конкретні заходи щодо поліпшення роботи, в цьому напрямку діяльності, термін їх виконання і прізвища виконавців На розгляд виконкому виносять Питання, які слід вирішувати колегіально.

Порядок денний засідання складають заздалегідь його підписує секретар ради і розсилає членам виконавчого комітету в такій формі

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

засідання виконавчого комітету Димівської сільської ради

_ “ _” 199_ р

(місце засідання) (дата засідання)

(час початку і закінченим обговорення певного питання його найменування)

Доповідач _

(ініціали прізвище і посада)

Секретар (підпис) (прізвище, ініціали)

До порядку денного додається список осіб, запрошених на засідання, із зазначенням їхніх посад, прізвищ, імен, по батькові та часу, на який вони мають прибути на засідання

Матеріали, підготовлені на засідання (проекти рішень, довідки, списки) а також один примірник розмножених матеріалів зберігаються у виконавчому комітеті ради окремо із кожного засідання

Після закінчення сесії чи засідання, депутати, члени виконавчого комітету та особи, що були запрошені для участі в заходах, повертають отримані раніше матеріали секретареві виконавчого комітету ради про що робиться позначка в листі розсилання матеріалів Зайві примірники при цьому секретар виконавчого комітету знищує

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку матеріалів до сесії ради засідання виконавчого комітету покладається на осіб, яким доручено готувати ці матеріали Секретар ради виконавчого комітету контролює своєчасність подання матеріалів до засідань і перевіряє наявність усіх матеріалів та правильність їх оформлення Якщо документи з підготовки до розгляду на засідання виконавчого комітету вчасно не подані, секретар виконавчого комітету доповідає сільському, селищному голові, який приймає рішення, чи слід це питання розглядати на засіданні або чи його варто зняти з порядку денного

У процесі підготовки проекту рішення з ним ознайомлюють зацікавлених осіб, і за умови якщо в них виникають певні зауваження і пропозиції, вони мають їх чітко сформулювати, щоб у разі згоди виконавчого комітету з їхніми зауваженнями і пропозиціями їх можна було внести до самого проекту

Приклад змісту протоколу сесії сільської, селищної ради подано нижче Корчіеська селищна рада

ПРОТОКОЛ

другої сесії XXV скликання

15 грудня 1999 року

сел Корчів

Всього обрано депутатів осіб

Присутні на сесії _ депутатів (список додається)

Запрошених осіб (список додається)

Сесію веде селищний голова Н І Іваненко

Порядок денний

1 Про стан доріг у селищі (доповідач - селищний голова Н І Іваненко).

2 _

1 СЛУХАЛИ

Іваненка Н І - текст доповіді додається

ВИСТУПИЛИ

Перебийніс AM- головний інженер КСП «Верховина» Необхідність ремонту доріг у селищі давно назріла У період негоди неможливо під їхати до ферми чи ремонтної бригади, що гальмує нормальну роботу господарства Слід розробити документацію і відшукати шляхи фінансування цієї роботи

Сошенко І А - вчитель середньої школи До цієї роботи необхідно залучити спонсорів Переважно саме їх транспорт і розбиває наші дороги УХВАЛИЛИ

1 1 Селищній раді разом з представниками підприємств, які розташовані на н території, до 18 січня 2000 року укласти угоду про наміри (відповідальний - Іваненко Н І ) 1 2 Розробити технічну документацію на ремонт доріг (термін 15 лютого 2000 року, відповідальний - Янків П І)

2 СЛУХАЛИ

(пункт 2 оформляється так само як і пункт ї)

Селищний голова (підпис) НІ Іваненко

Секретар (підпис) А П Шевчук

Протоколи сесій підписує сільський, селищний голова у двох примірниках і засвідчує їх гербовою печаткою протоколи засідань виконкомів місцевих рад підписує головуючий на засіданні, сільський чи селищний голова також у двох примірниках, їх засвідчують гербовою печаткою Перший примірник протоколу сесії ради зберігається у раді, другий надсилається до ради вищого рівня, перший примірник протоколу засідання виконкому залишається у його справах, другий - надсилається до органу вищого рівня

Порядок роботи зі службовими документами та відправлення вихідної кореспонденції

Вихідну кореспонденція, яку відправляють адресатові оформляє секретар виконавчого комітету сільської, селищної ради в день и одержання від виконавців Забороняється відправлення документів або їх передавання через працівників виконавчого комітету без попередньої реєстрації

Під час прийому вихідних документів від виконавців необхідно перевірити правильність адресування, наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них, а також віз на копіях документів, що залишаються у справах виконкому, наявність у документах позначок про додатки, правильність оформлення документів, наявність необхідних реквізитів Якщо документи оформлені з порушенням правил, передбачених інструкцією, вони підлягають поверненню на доопрацювання

Якщо декілька документів відправляють на одну адресу, то їх відправляють в одному конверті, тоді на конверті вказують номери всіх документів, які містяться в ньому Коти документи відправляють в інші населені пункти, на них має бути вказана точна поштова адреса (індекс, село, селище, місто, район, область, вулиця, номер будинку тощо)

У разі доставляння документів у межах населеного пункту, їх роздають адресатам під розписку в розносній книзі Оригінали документів завжди залишають у раді, виконавчому комітеті, а копи відправляють в інші установи

4.6. Контроль за виконанням документів

Документи, які надходять до сільської, селищної ради та їх виконкомів або відправляються з них, підлягають контролю Першочерговому контролю підлягають Укази та Розпорядження Президента України, Закони України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, постанови Верховної Ради України, розпорядження голів обласних, районних державних адміністрацій, рішення обласних, районних рад та всі інші розпорядчі документи вищих органів

Крім цього, за вказівкою сільського, селищного голови, секретаря ради чи виконавчого комітету на контроль беруться заяви, пропозиції, скарги громадян та інші документи

За виконання конкретного документа відповідальність несуть особи, вказані в розпорядчому документі (рішенні, розпорядженні, постанові) та в резолюції, а також безпосередні їх виконавці Якщо в розпорядчому документі є декілька виконавців, то відповідальність за виконання документа несе виконавець, записаний першим

Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» безпосередній контроль за виконанням документів покладено на секретаря ради

Терміни виконання документів

Документи є із зазначеним терміном виконання, а також і без нього Терміни виконання можуть бути зазначені в самому документі або встановлені законодавчими актами Якщо депутатський запит необхідно розглянути в 15-денний термін або інший термін, встановлений Верховною Радою України, то звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - протягом не більше як 10 днів з дня одержання.

Для листів-запитів, листів-доручень вищих організацій термін виконання встановлює сільський, селищний голова Терміни їх виконання фіксуються в резолюції

Документи, в яких не зазначені терміни виконання, мають бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи із зазначенням «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - посадової особи, яка її заміняє Термін виконання може бути продовжений, якщо виконавець обґрунтує неможливість оформлення відповіді у встановлений термін Прохання подається не пізніше, як за 3 робочі дні до закінчення встановленого терміну

Документи, що підлягають контролю за виконанням із зазначенням термінів виконання

1 Укази, Розпорядження Президента, Закони України, постанови Верховної Ради України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голів обласних., районних державних адміністрацій, рішення місцевих рад, рішення і розпорядження їх виконкомів - згідно із встановленими термінами

2 Приписи і рекомендації, які є в рішеннях місцевих рад, на адресу розташованих на території відповідної ради підприємств, установ і організацій Рекомендації постійних комісій місцевих рад, пропозиції і зауваження, що їх висловили депутатами на сесіях місцевих рад - згідно зі встановленими термінами

3 Критичні зауваження та пропозиції, висловлені в засобах масової інформації - до 1 місяця

4 Факси, телеграми (телефонограми) - від 2 до 5 днів

Термін виконання документа може продовжити лише сільський, селищний голова Продовження терміну має бути оформлене не менше як за З робочі дні до його закінчення, в іншому разі цей документ вважається невиконаним у встановлений термін

Контроль за виконанням документів здійснюється в журналах реєстрації, де робиться позначка - буква «К» і ставиться дата терміну виконання Букву «К» на вхідному документі проставляють у тій графі, де вказують терміни виконання

На документах, що контролюються, у правому верхньому куті проставляються штамп «Контроль» або «К», після чого документ передається виконавцеві

Для ведення контролю за виконанням рішень (розпоряджень) вищих органів, власних розпорядчих документів ведеться відповідний журнал, який має вигляд, поданий на формі 4 9 Додатку

Контроль здійснює сільський, селищний голова Крім нього, ці обов'язки можуть бути делеговані секретареві ради, членам виконавчого комітету, постійних комісій

Контроль здійснюють шляхом

Ø одержання письмової інформації та довідок від виконавців про виконання,

Ø перевірки на місці стану виконання питань, взятих на контроль,

Ø звіту виконавців перед сільським, селищним головою чи секретарем ради про стан виконання доручень,

Ø звітування виконавців про виконання рішень і доручень на пленарних засіданнях ради чи засіданнях виконавчого комітету

Членів постійних комісій та депутатів залучають для перевірки виконання документів на місцях Про результати перевірки в кожному окремому випадку складають довідки і подають їх сільському, селищному голові У разі необхідності наслідки перевірки заслуховують на сесії ради або на засіданні виконавчого комітету

Документи і матеріали, які перебувають на контролі, до остаточного виконання зберігаються у спеціальній папці «Документи на контролі» і знімаються з контролю лише за рішенням ради або виконавчого комітету чи вказівкою сільського, селищного голови Працівник, який здійснює контроль, робить позначку в журналі про виконання і прошииває документи до справи згідно з номенклатурою Підсумки виконання документів, які взяті на контроль, підводяться на перше число кожного місяця, про них доповідають сільському, селищному голові з пропозиціями про поліпшення стану цієї роботи

Ведення діловодства постійними комісіями сільської,

селищної ради

Документи постійних комісій відображають роботу ради та u виконавчого комітету в усіх напрямах роботи господарського, соціально-економічного та культурного розвитку територіальної громади Вони мають бути єдиними й обов'язковими для всіх наступних комісій У них фіксується як діяльність самих комісій загалом, так і робота кожного із членів комісії окремо за період й скликання

Діловодство постійних комісій формується із справ Рекомендується групувати документи за такими справами

Ø список членів постійних комісій за розгорнутою формою, список активу комісії, табель обліку відвідувань засідань членами комісії,

Ø перспективний план роботи ради, план роботи постійних комісій,

Ø протоколи засідань, висновки і рекомендації комісій,

Ø довідки, акти, інформації, матеріали перевірок роботи підприємств, організацій і закладів у відповідних галузях господарств, листування,

Ø рішення сільської, селищної ради і виконавчого комітету, що стосуються роботи постійної комісії

Матеріали роботи кожної постійної комісії зберігають у папках За стан ведення документації несуть відповідальність голова та секретар постійної комісії

Планування роботи постійної комісії

План роботи - це документ, що встановлює точний перелік накреслених заходів, які мають бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, реквізити керівників і конкретних виконавців Під час складання плану своєї роботи постійна комісія має керуватися загальними завданнями, які стоять перед радою, та перспективним планом роботи ради

Плани бувають

1 Перспективні (розраховані на декілька років)

2 Річні

3 Піврічні

4 Квартальні

5 Місячні

Плани можуть бути у формі графіка, таблиці, тексту Реквізити плану роботи повинні мати гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням посади особи, й підпису та його розшифрування), назву виду документа (план роботи), зазначення періоду, на який складено план, назву комісії, посаду та прізвище члена комісії, робота якого планується, номера запису за порядком, прізвище виконавця, терміну виконання, позначки про виконання

План робіт комісії (див форму 4 10 Додатку) підписує голова постійної комісії, а затверджує сільський, селищний голова Оформлення протоколу засідання постійних комісій подано в підрозділі 4 3 5

Робота з пропозиціями, заявами та скаргами громадян

Діловодство із пропозиціями, заявами та скаргами громадян у сільській, селищній радах ведеться окремо від інших видів діловодства

За цей напрям роботи безпосередньо несуть відповідальність сільський, селищний голова та секретар ради Вони систематично перевіряють ведення діловодства зі скаргами і заявами громадян та вживають заходів для вдосконалення цієї ділянки роботи.

Усі пропозиції, заяви і скарги громадян, що надходять на ім'я сільського, селищного голови, до ради, й виконкому, мають бути прийняті та зареєстровані в журналі у день їх надходження (форма 4 11 Додатку) їхня реєстрація та попередній розгляд покладаються на секретаря ради Конверти, в яких надійшли листи, зберігають або з них роблять вирізки з адресою кореспондента Реєстрацію прийому громадян проводять у журналі за формою 4 12 Додатку

Під час особистого прийому громадян їх письмові пропозиції, заяви і скарги також підлягають реєстрації в журналах за формою 4 12 Додатку У нижній частині на вільному місці першого аркуша пропозиції, заяви, скарги проставляється штамп, у якому подається реєстраційний індекс Цей індекс складається із дати надходження початкової літери прізвища автора й порядкового номера пропозиції (заяви, скарги) що надійшла, наприклад 21 05 98 р І-З Якщо ж пропозиція (скарга, заява) надійшла від громадян повторно, то під час її реєстрації їй надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі журналу вказується реєстраційний індекс першої пропозиції (заяви, скарги) У правому верхньому куті повторних пропозицій, скарг та заяв у журналі робиться позначка «Повторно» і підбирається все попереднє листування Повторними слід вважати ті пропозиції, заяви та скарги, які надійшли від однієї і тієї ж особи і з того ж самого питання, за умови, що з часу подання першої пропозиції, заяви чи скарги вже минув установлений законодавством термін розгляду або заявник незадоволений наданою йому відповіддю

Пропозиції, заяви, скарги однієї і тієї самої особи із одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надшили на розгляд виконкому вдруге, обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви, скарги з доданням порядкового номеру, що проставляється через дріб, наприклад 1-3/1, І-3/2

Контроль за своєчасним вирішенням пропозицій, заяв і скарг громадян У виконавчих комітетах сільських, селищних рад, в організаціях, установах покладаються на відповідних службових осіб, які зобов'язані забезпечувати своєчасний, правильний і повний розгляд листів та виконання рішень, прийнятих за пропозиціями, заявами і скаргами громадян

На пропозиціях, заявах і скаргах, за якими вимагається повідомити про наслідки їх розгляду, у журналі проставляється штамп «Контроль» або Позначка контролю «К».

Пропозиції, заяви і скарги громадян, на які дано проміжні відповіді, з контролю не знімаються Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про їх контроль

Відповіді на пропозиції, заяви і скарги громадян дають сільські селищні голови, секретарі рад у письмовій або усній формі У разі усної відповіді робиться відповідний запис у журналі та в матеріалах справи (на звороті листа або в окремій довідці)

Індекс відповіді складається з реєстраційного індексу і номера справи за номенклатурою, до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами з їх вирішення

Скарги, заяви і пропозиції вважаються вирішеними тоді, коли розглянуто всі порушені в них питання, дано вичерпні відповіді щодо вжитих заходів згідно з існуючим законодавством

Скарги, заяви і пропозиції, подані громадянами, після їх вирішення мають бути повернені секретареві виконкому, який відповідає за діловодство з цих питань, з відповідними матеріалами, які стосуються справи, для централізованого п формування - самі виконавці не мають права формувати і зберігати ці справи

Після остаточного рішення щодо конкретної скарги, заяви чи про позиції та його виконання, на ній ставиться напис «До справи» і особистий підпис сільського, селищного голови або секретаря ради

Документи і копи відповідей на скарги, заяви і пропозиції, які пов'язані з їх вирішенням, а також документи з особистого прийому громадян формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ виконавчого комітету ради Ці документи розміщують в алфавітному або хронологічному порядку Кожна скарга, заява чи пропозиція і документи їх розгляду та вирішення формуються в окрему групу і зберігаються підшитими в окремій папці Якщо приходить повторна скарга, заява чи пропозиція або з'являються додаткові матеріали з розглянутих раніше питань, то їх підшивають до названої групи документів Відповідальність за зберігання цих документів несе сільський, селищний голова та секретар ради

Діловодство в разі вчинення нотаріальних дій та реєстрації актів громадянського стану

Основну сферу діяльності сільської, селищної ради, виконавчих комітетів та їх посадових осіб становлять питання вчинення нотаріальних дій та ведення реєстрації актів громадянського стану членів територіальної громади Ці роботи потребують відповідного виконання та зберігання документів, точу їх слід віднести до розділу службового діловодства

Вчинення нотаріальних дій

Сільський, селищний голова або інша посадова особа, якій це доручено (даті посадова особа), згідно зі ст. 37 Закону України «Про нотаріат» у своїх населених пунктах здійснює такі нотаріальні дій

Ø вживає заходів до охорони спадкового майна,

Ø накладає та знімає заборону відчуження житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна,

Ø посвідчує заповіти,

Ø посвідчує доручення,

Ø засвідчує згідність з оригіналом копій документів і витягів з них,

Ø засвідчує справжність підпису на документах

Але при цьому ці посадові особи не мають права оформляти документи, призначені для дії за кордоном

Нотаріальні дії, які вчиняє голова сільської, селищної ради чи інша посадова особа, якій доручено виконувати ці функції, у своїй діяльності керуються Законами України, постановами Верховної Ради України, Указами і Розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій

Під час вчинення нотаріальних дій необхідно дотримуватися їх таємниці Довідки про здійснення відповідних нотаріальних дій та необхідні Документи видаються лише громадянам або юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинилися ці нотаріальні дії Посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних рад зобов'язані сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, найповніше роз'яснювати їм щ права та обов'язки

У відповідності до ст 15 Закону України «Про нотаріат» мова нотаріального діловодства визначається ст 20 Закону України «Про мови в Українській РСР» Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає державної мови, якою ведеться діловодство, тексти цих документів мають бути перекладені їй посадовою особою виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальну дію або перекладачем, про що зазначається в посвідчу вальному написі до документу Якщо особа не володіє мовою якою виготовлений документ, то вона підписується тією мовою, яку вона знає

Нотаріальні дії, як правите, вчиняються в приміщенні виконавчого комітету сільської, селищної ради В окремих випадках, коли громадянин не може бути присутнім або коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням

Нотаріальні дії вчиняються після сплати вартості послуг у день по дання всіх необхідних документів Якщо в разі необхідності виникає по треба запиту щодо додаткових даних або документів від посадових осіб підприємств, установ чи організацій, термін вчинення нотаріальних дій відкладається на термін не більше одного місяця

Під час процедури вчинення нотаріальних дії посадова особа, яка їх здійснює, зобов'язана встановити особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи організації, що звернулися за вчиненням цих дій Щоб виключити будь-які сумніви щодо особи громадянина, и встановлення здійснюється за паспортом або іншими документами

Нотаріально посвідчувані документи підписуються лише в присутності посадової особи виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальну дію Якщо ж заповіт, доручення заява або інший документ підписано за відсутності цієї посадової особи громадянин зобов'язаний особисто підтвердити, що саме він підписав документ У випадку, якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати документ, за його дорученням, у присутності його самого та посадової особи виконавчого комітету, що вчиняє нотаріальні дії, цей документ підписує -інший громадянин При цьому посадова особа виконавчого комітету повинна встановити насамперед особу того, хто підписується Ті ж самі причини, з яких громадянин, зацікавлений у вчинені нотаріальних дій, не зміг підписати власноручно документ, зазначаються в самому посвідчувальному записі Слід зазначити, що заповіт чи доручення не може підписувати особа, на користь якої їх посвідчено Якщо ж громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальних дій, є неписьменним або сліпим, то посадова особа виконавчого комітету зобов'язана прочитати йому текст документа та зробити про це на документі відповідну позначку Наприклад «За неписьменного заповідача за його дорученням та в його присутності заповіт після прочитання тексту вголос за нього підписав громадянин Семешко Іван Іванович, що проживає в місті Яворові Львівської області на вул Ів Франка, 2» Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує подібний документ Якщо громадянин є глухим, німим або глухонімим, але письменним, то він читає весь документ і власноручно його підписує Якщо ж він неписьменний, то під час підписання документа обов'язково має бути присутня письменна особа, яка здатна порозумітися з ним та засвідчити своїм підписом документ, що відповідає волі цієї людини

Посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, не може їх вчиняти на своє ім'я та від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників виконавчого комітету цієї сільської, селищної ради

Не проводяться нотаріальні дії з документами, які мають підчистки, дописки, закреслені слова чи інші виправлення, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем Документи мають бути написані ясно і чітко, числа і терміни мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і з зазначенням їх адреси, а в необхідних випадках - номерів їх рахунків в установах банків Прізвища, імена та по батькові громадян, у тому числі представників, які беруть участь у нотаріальних діях, повинні бути написані повністю із зазначенням місця їх проживання

Усі нотаріальні дії, що їх вчиняють посадові особи виконавчих комітетів, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій (форма

4 13 Додатку), кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер Цей номер надалі позначається в посвідчувальному написі документа, що посвідчується чи засвідчується посадовою особою виконавчого комітету

Сама нумерація в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій з початку кожного календарного року ведеться з першого номера Книги реєстрів мають бути прошнуровані, а їх аркуші пронумеровані Кількість аркушів засвідчується підписом посадової особи виконавчого комітету вищої ради з прикладенням гербової печатки їхнього виконавчого комітету

Посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних рад у разі виявлення порушення закону під час вчинення нотаріальних дій громадянами або окремими посадовими особами, повідомляють про ці порушення відповідні підприємства, установи, організації чи органи прокуратури для вжиття необхідних заходів.

У вчиненні нотаріальної дії можливі відмови у випадках, якщо:

Ø вчинення такої дії суперечить чинному законодавству;

Ø дія належить до компетенції нотаріуса або посадової особи іншого виконавчого комітету;

Ø з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень;

Ø доручення, що видає юридична особа, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні;

Ø якщо документи містять відомості, що зневажають честь і гідність громадян.

У разі відмови громадянинові у вчиненні певної нотаріальної дії необхідно в письмовій формі викласти самі причини відмови. У постанові про відмову вказують таке (дивись форму 4.14 Додатку):

Ø дата винесення постанови;

Ø прізвище, ініціали, займана посада посадової особи;

Ø прізвище, ім'я, по батькові громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, місце його проживання або найменування і місце розташування юридичної особи;

Ø про вчинення саме якої нотаріальної дії просила особа, що звернулася до посадової особи виконавчого комітету (короткий зміст прохання);

Ø мотиви, з яких відмовлено у вчиненні нотаріальної ДІЇ, з посиланням на чинне законодавство;

Ø порядок і терміни оскарження відмови з посиланням на цивільне процесуальне законодавство.

Посадові особи виконавчих комітетів посвідчують заповіти і доручення за встановленою законодавством формою.

Відповідно до чинного законодавства обов'язковому посвідченню підлягають такі угоди:

Ø заповіти (ст. 541 Цивільного кодексу);

Ø доручення на укладання угод, що потребують нотаріальної форми, а також на вчинення дій щодо юридичних осіб, за винятком випадків, коли законом або спеціальними правилами дозволена інша форма доручення (ст. 65 Цивільного кодексу);

Ø доручення, що видаються в порядку передоручення (ст. 68 Цивільного кодексу).

Заповіти і доручення, які посвідчують, виконуються не менш як у двох примірниках, один з яких залишається у виконавчому комітеті сільської, селищної ради. Для з'ясування дієздатності заповідача чи довірителя посадова особа виконавчого комітету вимагає документ, у якому вказано вік заповідача чи довірителя. Доручення від імені неповнолітніх, які не досягли 15 років, а також від імені громадян, визнаних у судовому порядку недієздатними, можуть вчиняти лише їх законні представниками - батьки, усиновителі чи опікуни (ст.ст. 14,16 Цивільного кодексу). Доручення від неповнолітніх віком від 15 до 18 років, а також від імені осіб, визнаних у судовому порядку обмежено дієздатними, можуть бути посвідчені лише за згодою батьків, усиновителів чи опікунів (ст.ст. 13,15 Цивільного кодексу). Справжність підпису батьків повинна бути засвідчена нотаріально або юридичною особою.

Під час вчинення нотаріальних дій посвідчуються доручення, складені від імені однієї або кількох осіб. Зразки заповнення відповідних доручень подано у формах 4.15-4.26 Додатку.

Посадова особа виконавчого комітету посвідчує заповіти дієздатних громадян, складені відповідно до вимог ст.ст. 541, 543 Цивільного кодексу і особисто подані ними посадовій особі виконавчого комітету. Посвідчення заповітів через представників, а також заповіту від імені кількох осіб не допускається.

Громадянин, на користь якого заповідається майно, не має права підписувати його за заповідача. Під час посвідчення заповіту від заповідача не вимагається подання доказів, які підтверджують його право на майно, що заповідається. Заповіт повинен бути складений так, щоб розпорядження заповідача не викликало непорозумінь чи суперечок після відкриття спадщини.

Посадова особа виконавчого комітету під час посвідчення заповіту зобов'язана роз'яснити заповідачеві зміст ст. 535 Цивільного кодексу, крім випадку, якщо предметом заповіту є лише вклад у кредитній установі.

За заповітом майно може бути заповідане лише у власність, проте заповідач може покласти на спадкоємця, до якого переходить, зокрема, житловий будинок, зобов'язання надати іншій особі право довічного користування цим будинком або певною його частиною (ст. 539 Цивільного кодексу)

Заповіти записують до алфавітної книги обліку заповітів (форма 4 27 Додатку) Заповідач може в будь-який час змінити або скасувати заповіт, подавши про це заяву до виконавчого комітету відповідної сільської, селищної ради

У разі одержання заяви про скасування чи зміну заповіту, так само як і одержання нового заповіту, який скасовує чи змінює раніше посвідчений заповіт, про це робиться позначка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, в алфавітній книзі обліку заповітів та відповідний напис на примірнику заповіту, який зберігається у виконавчому комітеті ради Слід зауважити, що витяг з реєстру про заповіт видається лише після смерті заповідача

Зразки заповнення різноманітних видів заповітів, які може вчиняти посадова особа сільського, селищного виконавчого комітетів, подано у формах 4 28-4 30 Додатку

В інтересах спадкоємців, відмовоодержувачів, кредиторів або держави за місцем відкриття спадщини вживаються заходи щодо охорони спадкового майна Повідомлення громадян, підприємств, установ і організацій та доручень державних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів про вжиття заходів до охорони спадкового майна реєструється в книзі обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадкового майна (форма 4 31 Додатку) Для охорони спадкового майна проводять опис майна та передачу його на зберігання спадкоємцям або іншим особам, яких вони призначають Опис спадкового майна виконують з участю зацікавлених осіб, якщо вони цього бажають у присутності не менше як двох свідків

Накладання забороновідчуження за місцем розташування житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, іншого нерухомого майна чи розташування земельної ділянки здійснюють

Ø за повідомленням установи банку, підприємства чи організації про видачу громадянинові позики на будівництво, капітальний ремонт чи купівлю житлового будинку,

Ø за повідомленням приватного нотаріуса про посвідчення договору про-заставу житлового билинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, іншого нерухомого майна,

Ø в усіх інших випадках, передбачених чинним законодавством.

Накладання заборони проводиться шляхом виконання запису про ці випадки за встановленою формою 4 32 Додатку Один із примірників повідомлення з написом посадової особи виконавчого комітету про накладання заборони надсилають відповідній установі, підприємству або організації, що ініціювали цю подію, а другий - залишають у виконавчому комітеті відповідної місцевої ради, яким безпосередньо накладено заборону відчуження, і підшивають до справи

Накладання заборони реєструється в реєстрі для реєстрації заборон У цьому ж реєстрі реєструється повідомлення судових і слідчих органів про накладення арешту на нерухоме майно (форма 4 33 Додатку) У разі накладення заборони чи арешту роблять запис в алфавітній книзі обліку заборон відчуження і арештів нерухомого майна (форма 4 34 Додатку)

Після одержання повідомлення установи банку, підприємства чи організації про погашення позики, повідомлення про припинення договору застави заборона відчуження житлового будинку, квартири, дачі садового будинку, гаража, іншого нерухомого майна знімається, про що роблять відповідні позначки в реєстрі для реєстрації заборон

Засвідчення справжності підпису на документах та правильності копій різноманітних документів та витягів з них здійснюють за умови, якщо зміст останніх не суперечить законові, вони не мають характеру угод і не містять у собі відомостей, які зневажають честь і гідність людини і громадянина Зразки таких засвідчень зображені на формах 4 35-4 43 Додатку

Реєстрація актів громадянського стану

Згідно зі ст. 38 пункту (б) підпункту 5 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчим комітетам сільських, селищних рад надано право проведення реєстрації актів громадянського стану на підпорядкованій їм території До таких актів насамперед слід віднести реєстрацію

Ø одруження,

Ø народження дитини,

Ø встановлення батьківства,

Ø розірвання шлюбу,

Ø смерті

Посадові особи виконавчих комітетів місцевих рад, які здійснюють ці акти реєстрації, під час їх виконанні повинні суворо дотримуватись нижчезазначених вимог заповнення бланків запису актів громадянського стану, що розроблені відповідно до Закону України «Про органи реєстрації актів громадянського стану»:

Ø записи складаються державною мовою в присутності заявника лише на бланках єдиної форми, затвердженій у встановленому порядку. Бланки записів актів та свідоцтв заповняються друкарським способом;

Ø усі графи записів актів заповнюють вичерпними відповідями, виправлення чи підчистки не допускаються;

Ø реєстрацію записів здійснюють у двох окремих примірниках, які мають один і той самий порядковий номер;

Ø нумерація записів починається з першого номера і проводиться послідовно протягом року з 01 січня по 31 грудня включно;

Ø кожен вид реєстрації має окрему нумерацію.

У всіх випадках записів актів відомості про прізвище, ім'я, по батькові, громадянство та національність зазначають повністю, відповідно до пред'явлених документів. У графі «стать» необхідно записувати «чоловіча» або «жіноча». У графі «національність» та «громадянство» - національність та громадянство вказуються відповідно до пред'явлених документів. У випадках реєстрації актів громадянського стану осіб без громадянства в графі «громадянство» записують: «особа без громадянства», У графі «дата народження», «дата смерті» - число та рік вказуються арабськими цифрами, а місяць словами. Наприклад, «05 червня 1996 року». У графі «місце народження», «місце смерті», «місце проживання» підкреслюють слово «місто», «селище» або «село» та вказують назву міста (селища, села), району, області, краю, держави згідно з існуючим адміністративно-територіальним поділом. У графі «місце проживання» - відомості вказують на підставі інформації, яка зазначена в паспорті, а за його відсутності - зі слів заявника. У всіх випадках записів актів «Документи, що посвідчують особу» зазначається найменування документа, його серія, номер, коли і яким органом виданий.

Графу 10 запису акта про народження дитини та графу 12 запису акта про смерть громадянина заповнюють лише відповідно до документів лікувального закладу або рішення суду про встановлення факту смерті чи оголошення особи померлою.

Під час реєстрації народження дитини відомості про її батьків у запису акта та свідоцтві про народження зазначаються відповідно до документів про одруження батьків (або про встановлення батьківства). У разі, коли мати дитини не перебуває у шлюбі та не має спільної заяви батьків або рішення суду про встановлення батьківства, запис про батька дитини проводять за прізвищем матері, ім'я та по батькові - за бажанням матері, запис про громадянство та національність батька - за громадянством та національністю матері. Графи 14 та 17 у цьому випадку не заповнюють. У графі 18 запису акта про народження (форма 4.45 Додатку) вказують номер та дату складання запису акта про одруження або про встановлення батьківства, а за їх відсутності - проставляють підпис матері дитини.

У запису акта про встановлення батьківства відомості про дитину (див. форму 4.46 Додатку, графи 1-5) заповнюють відповідно до запису акта про народження. За одночасної реєстрації народження дитини і встановлення батьківства спочатку складається акт про народження, а вже потім - про встановлення батьківства.

Під час складання запису актів про одруження у випадках, коли реєструється повторний шлюб, необхідно в графі 13 форми 4.44 Додатку зазначити дату, місце і номер запису акта про смерть другого із подружжя або назву суду та дату винесення судового рішення про визнання попереднього шлюбу недійсним.

Під час реєстрації розірвання шлюбу одним Із подружжя обов'язково вказати відомості про другого із подружжя, необхідні для заповнення свідоцтва про розірвання шлюбу. У графі 10 запису акта (див. форму 4.47. Додатку) вказують дату подання заяви про розірвання шлюбу або назву суду та дату винесення ним судового рішення про розірвання шлюбу.

Під час реєстрації запису акта смерті необхідно записувати в графі 7

(див. форму 4.48 Додатку) «У віці _ років» та вказувати ці дані у свідоцтві про смерть.

Слід зауважити, що реєстрацію шлюбу здійснюють відповідно до вимог ст.ст. 173-178 Кодексу про шлюб та сім'ю України, реєстрацію народження дитини - ст.ст. 163-168 та реєстрація смерті - ст.ст. 169-172 цього ж Кодексу.

Якщо окремі графи запису акта громадянського стану не заповнюються у зв'язку з відсутністю необхідних відомостей або якщо необхідно відзначити якісь особливості заповнення актового запису, то у графі «для відміток» роблять відповідний запис.

Два заповнені примірники запису акта громадянського стану прочитує заявник, підписує їх, після цього запис підписує секретар сільської, селищної ради, а відтак він скріплюється гербовою печаткою відповідної ради.

Відомості, зазначені у свідоцтві, що видається на підставі запису акта громадянського стану, мають цілком відповідати даним, зазначеним у запису цих актів. Вносити до свідоцтва будь-які додаткові записи чи виправлення забороняється.

Нижче в Додатку наведені зразки заповнення актових записів про одруження (форма 4.44 Додатку), народження дитини (форма 4.45 Додатку), встановлення батьківства (форма 4.46 Додатку), розірвання шлюбу (форма 4.47 Додатку) та смерті (форма 4.48 Додатку), що їх можуть вчиняти посадові особи сільської, селищної ради.

Робота зі справами

Усі документи! масиви, які проходять через систему діловодства сільської, селищної ради, їх виконавчих комітетів, постійних комісій сільських, селищних рад, мають належним чином складатись, формуватись та зберігатись.

Формування справ

Справа - це сукупність документів або окремі документи, які стосуються одного питання чи певної його ділянки й уміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732-94).

Формування справи - це визначення належності документів до певної справи та систематизація самих документів всередині цієї справи.

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документів. їх, як правило, формує секретар ради або інший відповідальний працівник під контролем сільського, селищного голови, керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні» та «Про національний архівний Фонд і архівні установи України», штатним розписом, номенклатурами та описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними журналами та картотеками, типовим переліком із зазначенням термінів зберігання справ, а також враховуючи завдання місцевої ради та її виконавчого комітету на поточний рік. Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів та повному упорядкуванню діловодства.

Основні правила формування справ такі:

Ø до справи підшивають лише ті документи, роботу з якими закінчено;

Ø до справи підшивають лише оригінали чи копії документів, засвідчені в установленому порядку;

Ø документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

Ø документи з одного питання підшивають до однієї справи (у кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів, рекомендується формувати кілька томів однієї справи);

Ø до справи вносять лише один примірник документа;

Ø кожен документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й скерування його до справи);

Ø як правило, до справи вносять документи одного календарного року (виборчого періоду);

Ø до справи не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;

Ø всередині справи документи розташовують у хронологічній (нумераційній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, дозволяється розташовувати у зворотній хронологічній послідовності). Протоколи загальних зборів (сходів села) зберігають окремо від протоколів засідань виконавчого комітету. Додатки та доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Пропозиції, заяви та скарги громадян, як правило, формують у дві окремі справи:

Ø пропозиції, заяви і скарги громадян щодо роботи сільської, селищної ради, їх виконавчого комітету та підвідомчих організацій;

Ø заяви та скарги громадян з особистих питань. Пропозиції, заяви та скарги громадян розміщують всередині справи в алфавітному порядку. Кожна із заяв та скарг, а також документи з їх розгляду становлять всередині справи самостійну групу та підшиваються разом. Плани, звіти, кошториси розташовуються у справах окремо від проектів цих документів.

Контракти (угоди) сільської, селищної ради поділяють на дві групи і зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (угоди) між сільською, селищною радою та підприємствами, установами та організаціями, другу - трудові контракти та трудові угоди. Особові рахунки працівників ради та ЇЇ виконавчого комітету, а також інші потрібні документи систематизують у межах року в алфавітному порядку прізвищ.

Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо його обсяг невеликий, то формують одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Якщо ж обсяг документообігу значний, можна сформувати окремі справи на вхідну та вихідну інформацію. Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити. Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження.

Документи в особових справах працівників ради та виконавчого комітету розміщують у такому порядку: внутрішній опис документів, що містяться у справі; заява про прийняття на роботу; особистий листок обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту; витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка обліку кадрів про заохочення; довідки та інші документи, що стосуються цієї особи.

Коли працівник є державним службовцем, вимоги до формування і підготовки документів та їх подальшого зберігання й обліку дещо відрізняються. Особова справа формується окремо на кожного державного службовця з початком розгляду питання про його призначення на посаду. Перед формуванням особової справи слід перевірити її наявність у поточному архіві. Якщо вона є, до неї слід долучити нові документи, запис переліку яких продовжується в старому описі (за потреби складається новий опис). Остаточно особову справу працівника оформляють після обрання (призначення) його на посаду. Порядок обрання (призначення) на посади державних службовців регулюють Конституція України та Закони України «Про державну службу», «Про місцеве самоврядування в Україні», а особову справу формують з документів, які передбачені методичними рекомендаціями до постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» від 25 травня 1998 року №731. Сформовану особову справу реєструють у книзі обліку руху особових справ протягом тижня з дня обрання (призначення) працівника на посаду.

Особова справа державного службовця за час проходження ним державної служби доповнюється відповідними матеріалами і в обов'язковому порядку щорічно в термін до подання декларації про доходи уточнюється. Зміни облікових даних державного службовця вносять до розділів II, III, IV,V, VI, VII і VIII особової картки П-2 ДС. Підставою для їх внесення є Укази і Розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, рішення окружних виборчих комісій про обрання сільських, селищних голів, рішення сільських, селищних, міських, районних, обласних рад, повідомлення установ і організацій, а також особисті повідомлення держслужбовця.

До складу особової справи державного службовця входять:

Ø форма особової картки П-2 ДС та інструкція щодо її заповнення;

Ø автобіографія;

Ø Присяга державного службовця з його підписом;

Ø копії документів про освіту, про присвоєння наукових ступеня і звання, про підвищення кваліфікації;

Ø відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан (декларація);

Ø попередження про встановлені законодавством України обмеження щодо видів діяльності;

Ø біографічна довідка;

Ø документ про призначення (постанова, наказ, розпорядження) на посаду або звільнення з посади;

Ø рішення конкурсної комісії (для осіб, які пройшли конкурсний відбір);

Ø копії документів про наявність пільг;

Ø копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби;

Ø копії першої і другої сторінок громадянського паспорта та відомості про прописку.

У разі звільнення працівника особову справу здають до поточного архіву. При цьому в особовій картці роблять запис про звільнення працівника (вказують дату і причини звільнення з посади, номер і дату наказу (розпорядження).

Кожну особову справу підшивають у спеціально призначену прошнуровану папку.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо в особову справу не підшивають у зв'язку із внесенням цих відомостей у доповнення до особового листа обліку кадрів.

Підготовка справ до використання і подальшого зберігання. Описи та номенклатура справ

Підготовка справ до подальшого зберігання передбачає експертизу Інформаційної цінності документів (визначення термінів їх зберігання, відбір справ на тимчасове, тривале чи постійне зберігання чи до знищення), оформлення справ, складання описів та передавання справ на державне зберігання в архівних установах. Для організації та проведення цієї роботи в місцевій раді, її виконавчому комітеті створюється експертна комісія в складі не менше трьох осіб.

Документи бувають постійного, тривалого та тимчасового зберігання. До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрямки та підсумки діяльності сільської, селищної ради та їх виконавчих комітетів, а саме управлінську, контрольну, фінансову та Інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань та нарад, плани, звіти тощо. Як правило, до документів постійного зберігання належать документи Із особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної платні тощо, котрі передбачають експертизу через 75 років з повним відображенням певної її частини на постійне зберігання. Документи тривалого зберігання становлять матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

Існує система переліків документів, що їх укладають у результаті діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій із зазначенням термінів зберігання документів. Переліки бувають: міжвідомчі - для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій; відомчі - для підприємств, установ і організацій конкретної галузі; конкретні - для кожної установи, організації та підприємства (за відсутності відповідного відомчого переліку). Зазначені в переліках терміни зберігання обов'язкові для всіх підприємств, установ і організацій на території України. Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання попередньо сформовані у справи (як правило 250 аркушів, товщиною до 40 мм), в подальшому підшивають в обкладинку із цупкого картону, прошивають міцною ниткою в чотири проколи, нумерують за аркушами. Кожна справа закінчується оформленнях обкладинки та складанням підсумкових написів і внутрішніх описів документів.

Усі справи, з яких діловодство закінчено, як постійного так і тривалого зберігання, мають супроводжуватись описами - окремо справи постійного зберігання, тривалого та справи особового складу. Названі описи складає секретар місцевої ради. Найголовніші методичні поради зі складання описів:

Ø Річний розділ опису становлять справи кожного календарного року. Закінчення розділу опису в обов'язковому порядку погоджується з районним (чи міським) державним архівом. У річний розділ опису виносяться і справи, які ще не завершені діловодством у році, що минає. У таких випадках в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого вказана справа продовжується діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. у Розділі _ рік, № _». Річні розділи описів справ постійного зберігання складаються з чотирьох примірників, їх засвідчує секретар ради, підписує укладач справ із зазначенням його посади, їх погоджують із сільським, селищним головою.

Ø Описи справ тривалого зберігання, навпаки, складаються лише у двох примірниках та оформляються аналогічно, як і описи справ постійного зберігання.

Оформлені та описані справи постійного зберігання зберігають в місцевій раді окремо від справ поточного діловодства п'ять років з моменту їх завершення. Після закінчення цього терміну, документи постійного зберігання у встановленому порядку передають до архівного відділу районної державної адміністрації чи міськвиконкому. Справи (постійного та тривалого зберігання) надсилають в архів разом із контрольно-обліковими журналами. Якщо ж є потреба у деяких справах, необхідних для продовження поточної роботи, то на прохання рад чи їх виконавчих комітетів, архів має право оформити видачу цих справ у тимчасове користування. Справи постійного і тривалого зберігання передають в державний архів за описами відповідної форми, а справи тимчасового зберігання - за номенклатурою.

Номенклатура справ тимчасового зберігання буває конкретною, типовою та примірною. Для сільських, селищних рад та їх виконавчих комітетів властива саме примірна номенклатура справ, яка має саме рекомендаційний характер.

Основні вимоги до примірної номенклатури справ такі:

Ø необхідно охоплювати переліком усі справи, що заведені в діловодстві;

Ø заголовки справ і терміни їх зберігання мають цілком відповідати складові і змістові наявних у них документів;

Ø номенклатуру справ щорічно закривають, підводячи підсумки діловодного року, зазначаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від термінів зберігання. Саме номенклатура справ є основним обліковим документом на всіх стадіях діловодства. Зразок оформлення примірної номенклатури справ подано у формі 4.49 Додатку.

Відповідальність за зберігання документів та їх своєчасну передачу на зберігання в районний (міський) державний архів покладається на секретаря сільської, селищної ради.

ЛІТЕРАТУРА

1. Конституція України, прийнята на 5 сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року.- Київ1. Вид-во, «Просвіта», 1996. - 42 с.

2. 18 липня 1963 року. Закон Української РСР «Про затвердження Цивільного кодексу Української РСР».

3. 2 липня 1968 року. Закон Української РСР «Про сільську Раду народних депутатів Української РСР».

4. 2 липня 1968 року. Закон Української РСР «Про селищну Раду народних депутатів Української РСР».

5. 15 липня 1971 року. Закон Української РСР «Про районну Раду народних депутатів Української РСР».

6. 15 липня 1971 року. Закон Української РСР «Про міську, районну в місті Раду народних депутатів Української РСР».

7. 31 жовтня 1980 року. Закон Української РСР «Про обласну Раду народних депутатів Української РСР».

8. 5 грудня 1990 року. Закон Української РСР «Про бюджетну систему Української РСР».

9. 7 грудня 1990 року. Закон Української РСР «Про місцеві Ради народних депутатів Української РСР та місцеве самоврядування».

10. 7 лютого 1991 року. Закон України «Про власність».

11. 25 червня 1991 року. Закон України «Про охорону навколишнього природного середовища».

12. 25 червня 1991 року. Закон України «Про систему оподаткування» (стара редакція).

13. 26 березня 1992 року. Закон України «Про місцеві ради народних депутатів та місцеве регіональне самоврядування».

14. З липня 1992 року. Закон України «Про плату за землю».

15. 26 жовтня 1992 року. Закон України «Про охорону атмосферного повітря».



Ознакомившись с рефератом Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах, Вы можете оставить отзыв о реферате:
Ваше имя:
Сообщение:
Код:



 
© 2008 Нет реферата - реферат Регламентація роботи та ведення діловодства в сільській, селищній радах та їх виконавчих комітетах
Главная   Вузы   Преподаватели   Рефераты   Контакты